Son muchas las peticiones y solicitudes que pueden llegar por parte de los clientes. Si eres una empresa o autónomo, seguro que, en más de una ocasión, el cliente antes de realizarte el encargo del producto o servicio que ofreces, quiere hacerse una idea del coste final del mismo. En este caso no podemos realizar una factura, porque no se han realizado aún los servicios.
Para ello, para facilitar a tu cliente la información que necesitas de manera confiable y formal, haces uso de un presupuesto o, también, de una factura proforma. Descubre qué es una factura proforma y en qué casos puedes acudir a su emisión.
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¿Qué es una factura proforma?
La factura proforma se trata de un documento informativo que equivale a una oferta comercial. Tiene la característica de que contiene los datos y detalles que posteriormente se emplearán para emitir una factura ordinaria definitiva.
La factura proforma refleja que hay una operación de compraventa. Póngamos en el caso de que un cliente está interesado en alguno de tus productos. Lo normal sería enviarle un presupuesto; sin embargo, es común que en aquellos casos en los que ya se ha acordado el servicio o que el cliente ya ha hecho el pedido (aunque aún no haya pagado por ello) se emita una factura proforma en lugar de un presupuesto. Por tanto, la factura proforma se trata de una oferta comercial que sirve como borrador de factura; ahora bien, jamás servirá de factura ordinaria.
La factura proforma es un documento que sirve para informar y acordar las condiciones de la venta de nuestros servicios o productos a nuestros clientes.
Así, la factura proforma servirá como borrador de factura; pero jamás hará las funciones de ésta como tal y, por tanto, no formará parte de la contabilidad de la empresa, no debiendo declararla ni liquidarla. No obstante, se trata de un documento que efectivamente acredita, de manera legal, que ha habido algún indicio de actividad entre el cliente y la empresa.
¿Cuándo se emite una factura proforma?
La factura proforma es una factura provisional que se entrega al cliente en el momento que muestra interés por alguno de nuestros productos o servicios, especificando en ella los detalles de la actividad comercial, de la actividad de compraventa.
Son varios los casos en los que se emite una factura proforma:
Acuerdo con el cliente
Uno de los casos en los que debemos realizar la emisión de una factura proforma es cuando el servicio ya ha sido acordado con el cliente o también cuando el cliente ya nos ha realizado el pedido de un producto, pero todavía no ha pagado por él.
Operaciones exteriores
Otro de los momentos en los que se debe emitir una factura proforma es en los casos de operaciones exteriores, es decir, en aquellos casos en los que los productos deben atravesar aduanas, para que así se tenga en cuenta el valor que se deberá pagar.
Requisitos de la factura proforma
Son muchos los datos que puedes llegar a incluir en la factura proforma. No obstante, lo normal es incluir exactamente los mismos que se exigen y que son necesarios en una factura ordinaria.
Así, los requisitos de la factura proforma son los mismos que los de una factura ordinaria. Eso sí, es importante que tengas en cuenta que deberás indicar de manera explícita que se trata de una factura proforma en el encabezado de la misma.
Los requisitos de la factura proforma son:
- Incluir en el encabezado que se trata de una factura proforma.
- Fecha de emisión de la factura proforma.
- Datos del vendedor y del cliente potencial: nombre, domicilio fiscal, identificación fiscal, etc.
- Descripción de los productos/servicios.
- Impuestos a aplicar: IVA, IRPF…
- Otra información necesaria: tal como método de pago, por ejemplo.
