Gestionar un negocio, no es nada fácil. Y más si se trata de negocios online que operan a nivel mundial, debiendo llevar una administración logística sobresaliente, pudiendo satisfacer a tiempo las necesidades de nuestros clientes y entregar los productos en el menor tiempo posible.
A la hora de realizar la entrega de mercancías, normalmente se da al comprador un documento en el que figura todo el material entrega a modo de listado, para que sirva como justificante y comprobante. Es lo que conocemos como albarán o nota de entrega. Sin embargo, ¿sabes cómo hacer un albarán?
¿Qué es un albarán o nota de entrega?
El albarán es un documento mercantil que se entrega con copia al comprador para que lo firme y justifique así la entrega de la mercancía. La función del albarán, por tanto, es la de probar la entrega del producto.
El albarán es un documento muy importante, ya no sólo para el comprador y vendedor, sino también para el transportista, pues se trata de una garantía de que éste se ha entregado en buen estado, eludiendo así cualquier responsabilidad.
Cuando se entregan mercancías al comprador, es conveniente que se emita un albarán, documento que sirve como justificante de la entrega. Es fundamental que sepas cómo rellenar un albarán para que se pueda verificar toda la mercancía de manera rápida y fiable.
Si quieres saber cómo hacer un albarán de la manera más sencilla posible, te recomendamos que uses el presupuesto o factura, previamente elaborados, como modelos para redactar el albarán de entrega.
¿Cómo hacer un albarán?
Lo más fácil para hacer un albarán es basarte en la factura que preparaste para entregar al cliente. Para ello, lo primero que deberás hacer es buscar la factura que ya ha aceptado el cliente para usarla como base. En principio, el albarán tiene bastantes similitudes con la factura en lo que a la información mostrada se refiere. Ambos documentos recogen el listado de productos que se suministran y entregan, conteniendo datos formales (tales como razón social, nombre, NIF, fecha…). Sin embargo, a diferencia de la factura, a la hora de hacer un albarán no debemos indicar los precios de los artículos. Por tanto, un albarán no es un documento, ni mucho menos, que pueda sustituir a la factura. Ésta es de obligada emisión a efectos fiscales.
Sabiendo ya todo esto respecto al albarán, ¿cómo rellenar un albarán?:
- Número de albarán. Como cualquier otro documento que se emita a un cliente, siempre es conveniente numerarlo, para poder hacer una mejor gestión y administración del negocio. Los albaranes deberán, como las facturas, ir numerados correlativamente.
- Datos de la empresa vendedora. Escribe el nombre y apellidos o razón social de la empresa que vende los productos. Añade también la dirección, NIF, e-mail y todos los datos que estimemos.
- Datos del cliente. Al rellenar un albarán, debemos incluir también los datos de a quién se entrega la mercancía.
- Datos para la entrega de la mercancía. Entre la información que debe contener el albarán, es más que necesario que se indique la dirección en la que se realizará la entrega para evitar extravíos.
- Portes. Indica quién paga el transporte de las mercancías (portes pagados, portes debidos, contrareembolso).
- Medio de transporte. Otra información que debe contener el albarán es la empresa que se responsabiliza del envío.
- Bultos. Número total de paquetes que hay que entregar, siendo más fácil así la comprobación de la mercancía.
Del mismo modo, deberás indicar en el albarán el código de cada artículo, una descripción del mismo, así como la cantidad de cada uno. Eso sí, sin importes.
Ahora ya sabes cómo hacer un albarán; es muy importante que tengas en cuenta todos estos datos, puesto que te simplificarán muchísimo la gestión de las mercancías y te ayudará a dar un servicio de atención al cliente de calidad y eficaz.
