Son muchas las empresas que no llegan a la máxima productividad posible por una incorrecta gestión de los recursos que destina a cada proyecto. Por ello, las PMO se erigen como una nueva modalidad de departamento para sacar el máximo provecho y explotar las posibilidades de la empresa.
¿Qué es una PMO?
Primera comencemos definiendo que es una PMO. Estas siglas corresponden a Project Management Office o dicho de otra forma lo que viene a ser Oficina de Gestión de Proyectos. La principal misión de este departamento es centralizar y coordinar la gestión de los proyectos.
Por tanto, se trata de una estructura que tiene como objetivos:
- Garantizar la estandarización.
- Reducir la duplicidad.
- Aprovechar los recursos (personas, tecnología y comunicación).
Este departamento tiene origen en la consolidación de la figura del Project Manager. Esto hizo que muchas compañías incorporarán una ley específica. De esta forma, surgieron las PMOs con el fin de implementar los proyectos de una manera exitosa y generar valor a la compañía.
Esta es la razón de que cada vez mayor número de empresas impulsen este tipo de departamentos, independientemente de cuál sea su tipo de sector, su estructura o su posicionamiento en el mercado. Pero, ¿de qué se ocupa esta área que causa tanto interés en las compañías?
Responsabilidades del PMO manager
Aquí puedes ver cuáles son las funciones y objetivos de la PMO:
- Coordinar y planificar proyectos. Al PMO le corresponde establecer y planificar cuáles serán las estrategias para llevar a cabo los distintos proyectos. Por tanto, también serán los encargados de asignar los recursos a cada equipo, indicar las prioridades, así como los posibles cambios o descartes que se vayan realizando. En definitiva, se trata de facilitar la planificación del proceso.
- Análisis de la información financiera. Estos datos financieros permiten la distribución adecuada de todos los recursos, presupuestos e incluso la cuantificación del riesgo de impacto monetario. De ahí que sea vital el contar con resúmenes presupuestarios e informes financieros.
- Disponer de documentación. También es importante registrar cada paso que se va realizando en la creación, desarrollo y ejecución de un proyecto. De esta forma nos aseguraremos que se está cumpliendo con lo previsto en el proyecto.
- Estandarizar los procesos. La PMO establecerá cuáles son los procesos que han de seguirse, con el fin de facilitar el intercambio de recursos, información, herramientas, conocimientos y metodologías a emplear en cada uno de los proyectos.
- Vinculación con los objetivos de negocio. Para que un proyecto tenga éxito, éste debe estar alineado con los objetivos de ese negocio. Esto quiere decir que no pueden ser contradictorios.
- Alineación de objetivos. En relación con el punto anterior, una PMO establecerá aquellos objetivos de carácter estratégico porque son los que influyen en la puesta en marcha del proyecto o propuesta.
- Coordinación de equipos. Esta función se dará cuando exista parte del personal trabajando de forma parcial en el proyecto. Asimismo, fomentará la comunicación entre los equipos. De esta manera, podrá favorecerse que se conozcan las buenas ideas y prácticas que se hayan identificado y sean aprovechadas por todos.
- Auditar los proyectos. Esta es otra de las tareas que desempeña la PMO. Igualmente, ejecutará posteriores revisiones antes de dar por finalizado un proyecto.
- Otras funciones: Cabe señalar que la PMO va a tener funciones de control, apoyo o dirección en función del nivel de autoridad que posea.
Beneficios de la Oficina de Gestión de Proyectos
Hemos visto las funciones o tareas de una Oficina de Gestión de Proyectos. Como puedes suponer, tener este tipo departamento en una compañía también aportará beneficios a la empresa.
- Estandarización de metodologías, procedimientos, plantillas para gestión y otras herramientas.
- Ayuda a priorizar las estrategias, proyectos y programas.
- Mejora la estimación del cumplimiento de los tiempos establecidos en el proyecto.
- Optimiza los costos asignados en el presupuesto para la ejecución del proyecto.
- Se incrementa la calidad tanto el proyecto, como en el producto
- Mayor visibilidad de los proyectos.
- Existe una mayor comunicación entre los proyectos.
- La información aportada por la oficina de gestión permite tomar las decisiones adecuadas, gracias a confiabilidad de la información.
- Se racionalizan los recursos compartidos.
- Mejora de la administración en la configuración de los proyectos.
- Existen menos riesgos y se minimiza su impacto.
Ahora que ya conoces las ventajas de las Oficinas de Gestión de Proyectos o PMO, puedes plantearte si en tu negocio o empresa se puede desarrollar este departamento para sacar el máximo provecho a los diferentes proyectos que se llevan a cabo.
