No es que tener una empresa sea como protagonizar una película de espías, pero la confidencialidad y los secretos empresariales sí que son elementos indispensables hasta en las más pequeñas PYMES. Y hay datos que es imprescindible compartir con algunos empleados, lo que te llevará a preguntarte la formas para proteger la información confidencial de mi empresa.
La verdad es que se hace difícil pensar que cualquiera de los colaboradores que trabajan con nosotros nos van a traicionar. ¡Qué no guardamos la fórmula de la Coca-Cola! Cuidado, a tu nivel puede que sea un problema que trasciendan los detalles de tu negocio y caigan en manos de la competencia.
Así que, sin sugerirte que te conviertas en un jefe desconfiado, es importante que sepas cómo mantener bajo control toda la información concerniente a tu empresa. Te proponemos algunas ideas que funcionan.
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¿Cuál es la información confidencial de mi empresa?
Puede que te niegues a pensar que uno de tus trabajadores está actuando como infiltrado, más si la tuya es una empresa de mini dimensiones, en la que todos os conocéis y hay poca compartimentación por departamentos o jerarquía. Sin embargo, por error o conscientemente se podría estar produciendo una fuga de información confidencial que te va a pasar factura.
Lo primero es que determines cuál es esa información de tu compañía que merece estar especialmente protegida. Piensa que es una parte más de tu patrimonio empresarial, es algo que te proporciona una ventaja competitiva respecto al resto de tus colegas.
Tan trascendental es que cuenta con una protección legal específica, recogida bajo la figura del secreto empresarial. Tres son los pilares que definen jurídicamente las materias que están acogidas a confidencialidad:
- Que se hayan catalogado como secretas
- Que tengan un valor comercial
- Que se hayan articulado medidas para preservar el carácter reservado de ciertos datos.
Así que, para empezar clasifica la información que genera tu empresa y los niveles de restricción respecto a las personas que puede conocerla.
Herramientas para la protección de secretos empresariales
No debes tener dudas a la hora de poner en funcionamiento todas las medidas, legales o laborales, que te ayudan a cerrar el círculo de acceso a la información confidencial de tu empresa y a imponer consecuencias a quienes se lo salten. Estás son, desde luego, imprescindibles:
- La cláusula de confidencialidad debe ser firmada por todos los trabajadores que integran tu plantilla, bien como un punto del contrato de trabajo que firman, bien como un apéndice aparte. Se trata de que prohíba la revelación de información de la empresa a terceros y debe permanecer vigente en el tiempo, incluso cuando ese trabajador ya no forma parte de tu plantilla. Mejor si detalla la sanción penal correspondiente para quien la incumpla.
- Establecer una política de seguridad, sobre todo en lo que atañe al uso del material informático, con medidas que impidan el uso de los equipos de la empresa para asuntos personales, al igual que el de dispositivos particulares durante la jornada laboral. También, la implantación de controles periódicos y las medidas de sanción. Conoce todas las medidas de seguridad informática en la empresa que puedes utilizar.
- La cláusula de no competencia postcontractual, que supone que el trabajador que la firma no puede desempeñar tareas que supongan una competencia con tu empresa, por un tiempo determinado tras dejar de formar parte de tu plantilla. Eso sí, suele tener que acompañarse de una compensación económica para el empleado que la firma.
- La cláusula de no concurrencia para que una persona no pueda trabajar simultáneamente para ti y para otro si utiliza los conocimientos que ha adquirido en tu empresa.
Pero, el proceso sobre cómo proteger la información confidencial de mi empresa no termina en los trabajadores. Hay que adoptar medidas con nuestros colaboradores, haciendo que suscriban un contrato de acceso a datos por cuenta de terceros o un acuerdo de confidencialidad en casos de transferencia tecnológica.
