Contar con un sistema de información de recursos humanos es un aspecto clave para poder gestionar de forma rápida y eficaz las distintas funciones de este departamento de la empresa, como por ejemplo, la evaluación de los empleados, los planes de carrera y formación interna, la gestión de candidatos, las vacaciones, etc. Y es que una base de datos de Recursos Humanos puede ser de gran ayuda para gestionar los empleados ya presentes en la organización pero, además, para recabar información de potenciales incorporaciones.
En este artículo te explicamos cómo puedes elaborar una BBDD para el departamento de Recursos Humanos de tu empresa y todo lo que debes tener en cuenta para implementarlo.
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Pasos para crear una BBDD de Recursos Humanos de empleados
Una base de datos de Recursos Humanos tiene una funcionalidad parecida a una BBDD de clientes. Con ella, podrás aglutinar toda la información de tus empleados y gestionar:
- Organigrama de la empresa
- Documentación relacionada con los contratos de trabajo
- Vacaciones, ausencias, permisos, bajas…
- Evaluaciones del desempeño.
- Planes de carrera y de formación interna
- Conocimiento de permisos sobre el tratamiento de datos.
Ahora que ya sabes el tipo de información que puedes incluir en una base de datos de RRHH, a continuación te daremos los pasos que debes seguir para crearla correctamente:
1. Clasificación de la información
Antes de clasificar la base de datos de Recursos Humanos y los empleados, es importante que valores bien el objetivo de esta forma de organización. ¿Para qué la estás elaborando? De esta forma, podrás saber qué información necesitas tener de cada trabajador.
Toda la clasificación deberá figurar en la ficha del empleado. Es interesante que incluyas el menos una categoría sobre el puesto laboral y otra sobre la aceptación del tratamiento de datos. También es ideal que cuentes con un histórico.
2. Volcado de la información en la base de datos
Es conveniente que cuentes con un software de gestión de recursos humanos que te permita agilizar el volcado de datos, editar la información fácilmente, realizar modificaciones, etc. Algunos programas permiten, incluso, enviar mensajes a la base de datos para facilitar la comunicación con el equipo.
3. Confidencialidad de la base de datos
Si bien existen diferentes plantillas Excel para la gestión de Recursos Humanos, nuestra recomendación es que elijas un programa que te permita proteger la información con contraseñas y salvaguardar la Ley de Protección de Datos.
4. Mantenimiento de la base de datos de RRHH
Otro punto importante a la hora de crear una base de datos de recursos humanos es su mantenimiento. Es decir, que la información recogida esté actualizada siempre. Para lograrlo, puedes seguir estas recomendaciones:
- Agrupa tu base de datos: es frecuente tener muchos datos de empleados desordenados y clasificados en diferentes archivos. Antes de empezar, trata de agrupar toda la información que tengas disponible.
- Elimina duplicados: es decir, monitoriza de forma periódica la existencia de duplicados y elimina aquellos que aporten menos valor a tu base de datos. Pero… ¡siempre con cuidado! Si no estás seguro de hacerlo, no elimines nada y tómate tu tiempo para revisar bien cada duplicidad.
- Borra información basura: nos referimos a ese conjunto de información falsa o que no te da ningún beneficio. Por ejemplo, teléfonos o direcciones de correo electrónico mal escritos, erratas en los nombres o apellidos de los candidatos, etc.
Pasos para crear una BBDD de Recursos Humanos de candidatos
Dejando a un lado la base de datos de Recursos Humanos de empleados, también es interesante que dediques tiempo a crear otra base de datos pero esta vez para reclutar nuevos empleados para tu empresa. Se trata de un registro muy útil a la hora de iniciar un proceso de selección de personal: entre otras cosas, te permitirá organizar los procesos de reclutamiento, ver qué posiciones son más demandadas, obtener estadísticas o informes sobre el perfil de los candidatos, etc.
En esta base de datos se incluirán no solo los candidatos vigentes, sino también aquellos que se han postulado por medio de nuestro Career Site o canal de empleo corporativo en algún momento, incluso aquellos que han formado parte de algún proceso de selección anterior.
A continuación, te explicamos brevemente los pasos que debes seguir para crear una BBDD de candidatos de forma rápida y sencilla:
- Clasifica los curriculums de todos los candidatos, tanto de aquellos que se quedaron en las últimas fases de anteriores procesos como de aquellos que has recibido por medio del Career Site o el formulario de contado de la web de la empresa.
- Dedica tiempo a diseñar un Career Site eficiente: muchos potenciales candidatos se quedan en el camino porque no han conseguido rellenar con éxito el formulario propuesto en el canal de empleo corporativo. Por ello, te recomendamos que prestes atención al diseño y funcionalidad del Career Site para facilitar al máximo el envío y recepción de candidaturas.
- Realiza acciones de recruitment marketing: acude a eventos, concursos o ferias de empleo para atraer el talento humano y encontrar a los mejores candidatos para trabajar en tu empresa.
