La digitalización es el proceso mediante el cual la tecnología digital se implanta en los procesos afectando la producción, el consumo y la propia organización, estructura y gestión de las empresas. Hoy en día se encuentra presente en todo tipo de negocios, hasta en los más tradicionales. Es importante no confundir la digitalización de las empresas con las empresas on-line, estas últimas se tratan de comercios electrónicos mientras que cuando hablamos de digitalización nos referimos a las diferentes herramientas o procesos tecnológicos que ayudan a las empresas a mejorar su rendimiento. Así pues, la digitalización empresarial tiene en cuenta desde softwares complejos hasta el uso de correos electrónicos o smartphones.
Uno de los departamentos de las empresas que más se pueden beneficiar de la digitalización es el de los recursos humanos, puesto que se trata de una de las áreas de la empresa que más datos debe manejar y que cuentan con una serie de acciones cíclicas, como puede ser la gestión de nóminas o la bienvenida de los empleados… ¡Te contamos cómo puedes digitalizar tu departamento de recursos humanos!
Ventajas de digitalizar el departamento de recursos humanos
Una de las principales razones por las que digitalizar el departamento de recursos humanos es el ahorro de tiempo. La digitalización permite agilizar procesos que normalmente llevarían horas o incluso días de trabajo. De esta forma el departamento puede enfocarse en tareas más importantes y mejorar la productividad.
Otra de las razones por las que apostar por digitalizar el departamento de rrhh es el de volver las tareas más precisas y evitar o disminuir los errores humanos. Ten en cuenta que se trata de un departamento que trabaja con muchos documentos, datos, cálculos, organizaciones de horarios, controles de asistencia…
Y, aunque, cuenta con muchas más ventajas que dependen del tipo de empresa y de la organización del trabajo, queremos destacar el hecho de que la digitalización permite la centralización de la gestión. A través de ordenadores, dispositivos e incluso softwares se pueden realizar las diferentes gestiones de los recursos humanos, que antes habrían llevado mucho papeleo, esperas e incluso errores.
Claves antes de digitalizar el departamento de recursos humanos
Cada empresa es un mundo completamente distinto, por lo que cuenta con necesidades completamente distintas, es por ello que crear unos pasos para digitalizar el departamento de RRHH sería bastante impreciso. Pero lo que sí que se puede hacer es tener en cuenta una serie de claves a tener en cuenta para poder aplicar en cada caso.
Establecer una estrategia
Antes de ponerse manos a la obra es importante trazar un buen plan. Hay que definir qué se puede empezar a implementar en la empresa, dadas sus características, y qué necesidades se tienen para llevar a cabo. No es lo mismo una empresa que se dedica a la construcción, por ejemplo, que una oficina dedicada al marketing on-line, esta última tendrá más oportunidades de digitalización. Por ello es importante saber adaptar todas las opciones a las características y necesidades reales de la empresa.
Haz una auditoría de Inteligencia Artificial
Para digitalizar por completo tu departamento de Recursos Humanos y apoyarnos en la Inteligencia Artificial para agilizar los procesos y tomar las mejores decisiones, nada mejor que confiar en los servicios de una Auditoría de IA para tener la hoja de ruta definitiva de la digitalización.
Utilización de softwares
Hoy en día existen una infinidad de softwares y herramientas para empresas que permiten digitalizarse. Pero hay tantas que conviene también conocerlas y ser crítico/a. Nuestro consejo es que optes y contrates solo aquello que se adapta a tu empresa, de nada sirve, por ejemplo, contratar una suite de recursos humanos si a tu empresa no le van bien la mitad de sus funcionalidades.
Puedes encontrar softwares que van desde herramientas de control horario hasta la gestión de nóminas, la comunicación interna, la gestión de proyectos…
Formación del personal
De nada sirve contar con estrategias y softwares si los miembros de la empresa ni las conocen ni saben utilizar las herramientas que se les vana brindar. Por tanto, es importante formar en digitalización a los empleado. Para ello se debe concienciar al equipo de los beneficios de la digitalización y aplicar un plan de formación adecuado.
Además, es importante que tengas en cuenta que existen generaciones de talento más próximas a las nuevas tecnologías, puesto que puede que a algunos miembros de la empresa les cueste más que a otros el contacto con las tecnologías y se tengan que adaptar a ellas.
Fomentar la comunicación
Muchos piensan, de forma errónea que digitalizar es igual a deshumanizar, y tiene por qué ser así. Para no caer en este error es importante que se fomente la comunicación interna de la empresa, aunque esta esté digitalizada. El momento de digitalizar la empresa puede ser el contexto perfecto para establecer una cultura empresarial en la que todo el mundo se sienta escuchado y valorado.
