A la hora de conseguir a los patrocinadores de un evento tenemos dos opciones: que el posible sponsor se tome la molestia de llamar a tu puerta para ofrecerte su patrocinio o que le propongas tú patrocinar el acto que vas a celebrar. La primera opción denota el interés del patrocinador en nuestro evento, pero lo más probable es que tengas que coger el toro por los cuernos y ser tú el que contacta con el posible patrocinador que, según tu punto de vista, se ajusta a lo que buscas y puede ver una gran oportunidad en el evento. Para eso, tendrás que preparar una propuesta de patrocinio.
Cómo preparar un dossier de patrocinadores paso a paso
Si quieres conseguir que alguna persona te patrocine, deberás convencerla de que es una buena opción para las dos partes. Por ello, es necesario saber cuáles son las instrucciones que debes seguir para realizar una propuesta de patrocinio para obtener sponsors.
Imagen: Jack Frog || Shutterstock
El objetivo
Lo primero que tendrás que establecer es un objetivo, lo que entre otras cosas incluye el tipo de patrocinio, el desarrollo temporal y geográfico, la financiación, el público objetivo o el impacto mediático previsto. No deja de ser eso, un objetivo que presentar ante el posible patrocinador del evento para empezar la negociación y que se haga una idea general de lo que tiene delante.
Las categorías de patrocinio
Como bien sabrás, hay diferentes tipos de patrocinio. Un evento tiene unas necesidades, así que tendrás que ser bastante específico con las diferentes categorías de patrocinador que buscas u ofreces, la posibilidad de convertirse en patrocinador único o exclusivo a cambio de una inversión más grande, el patrocinio colectivo… Todas las posibilidades deben aparecer en la propuesta para que la otra parte pueda elegir la que más le convenga.
El presupuesto del patrocinio…
En tu propuesta de patrocinio no puede faltar el presupuesto que puede aportar cada empresa para entrar en una u otra categoría. Esto incluye el total económico, pero también puedes incluir los medios técnicos o humanos que te pueden prestar antes, durante y después del evento. También puede ser un precio fijo o variable a partir de objetivos.
…y las contraprestaciones
Está claro que el patrocinio no es gratuito -de lo contrario sería una donación-, así que tendrás que ofrecer algo a cambio. En este punto de la propuesta de patrocinio debes incluir las contraprestaciones que ofreces a cambio de tu patrocinio. Hay dos tipos de contraprestaciones, las tangibles (como que el logo de la empresa esté en la publicidad, el escenario, etc.) y las intangibles (posibilidad de utilizar el logo del evento, derechos de venta exclusiva, etc.).
¿Para qué quieres el dinero?
Cuando una empresa pone dinero para un evento le gusta saber en qué se va a gastar, ya que de lo contrario podría mostrarse recia a ello. Por eso en nuestro dossier de patrocinio incluiremos un punto dedicado a la gestión del presupuesto del evento. Si buscas patrocinadores es porque hay unos gastos que cubrir, y esa información es la que debería aparecer en este punto.
La propuesta de patrocinio
Una vez has resuelto todas estas cuestiones, llega la hora de redactar tu propuesta de patrocinio. Toda está información debe estar presente en el dossier que entregarás a los potenciales patrocinadores del evento con tu propuesta de patrocinio. Se trata de un proceso en el que deberías vender esa propuesta ante los potenciales sponsors, que habrán salido de un trabajo de investigación previo entre las empresas potencialmente dispuestas a patrocinar el evento.
Ya solo nos faltaría la última fase del proceso, la negociación del patrocinio con la empresa en cuestión. Cada empresa tiene sus propias condiciones de negociación, y aunque tú tengas un dossier de patrocinio no puedes cerrarte a él, sino que tienes que estar abierto a posibles cambios, siempre dentro de unos límites, que puedan desembocar en la firma del contrato de patrocinio después de la negociación.
¿Cómo conseguir patrocinadores?
