¿Eres capaz de priorizar correctamente tus tareas? Esta no es una cuestión menor, pues de nuestra capacidad para priorizar tareas depende en gran parte tanto la gestión que hagamos del proyecto como el éxito del mismo. Cuando tenemos muchas tareas pendientes, es clave organizarnos para cumplir primero con aquellas más importantes. Pero incluso si tenemos pocas tareas por delante, es igualmente valioso priorizar. Tanto en la vida profesional como en la vida privada. Y la matriz de prioridades está para ayudarnos. La matriz de prioridades te va a permitir ordenar los proyectos (o tareas) teniendo en cuenta una algunas variables. ¿Cuáles son los aspectos esenciales a la hora de crear una matriz de prioridades? Es un proceso sencillo, en el que, entre otras cosas, hay que elaborar una to-do list, identificar las variables y generar la matriz. Pero no te preocupes, que te acompañamos detalladamente, sigue nuestros consejos y trucos a continuación.
Qué es una matriz de prioridades
Como te adelantábamos, la matriz de prioridades es un recurso que nos ayuda a ordenar las tareas o proyectos en función de una serie de variables. Podemos hablar de matrices simples o complejas en función de los criterios que utilicemos para identificar las tareas más importantes. El objetivo final no es otro que asignar las tareas a un cuadrante para priorizar y diseñar un plan de acción. Nos permiten encontrar una solución rápida para ordenar y priorizar tareas, para gestionar nuestro tiempo o para que el equipo reme en la misma dirección.
Pasos para elaborar una matriz de prioridades
Aunque el proceso para diseñar la matriz de prioridades pueda variar ligeramente en función de si se trata de una matriz simple o compleja, podemos obtener nuestra matriz de prioridades en cinco pasos:
- Crear una to-do list: todo comienza con una lista de tareas pendientes. Si las tienes todas anotadas, te resultará más fácil clasificarlas, y nos aseguramos de que no nos olvidamos ninguna de ellas. Se pueden crear diferentes listas según el tipo de obligaciones, aunque siempre es interesante ver cómo se combinan todas en una única matriz de prioridades.
- Identificar las variables: el segundo paso será determinar qué criterios se utilizarán para priorizar las tareas. Entre ellas pueden estar la urgencia, importancia, impacto sobre el negocio, tiempo que nos exigen, el esfuerzo requerido, etc. Hay que incluir dos variables.
- Crear la matriz: la matriz simple tendrá únicamente cuatro cuadrantes -cada variable tendrá dos opciones-, la compleja puede tener muchas más. Por ejemplo, si utilizamos como criterio el impacto sobre el negocio, este puede ser muy alto, alto, medio, bajo o muy bajo. A la hora de plasmar estas variables en una hoja de Excel -o el programa que utilices-, es recomendable asignar valores numéricos para asignar un nivel de prioridad a cada tarea.
- Situar las tareas en la matriz: a cada tarea le asignamos un valor en función de los criterios. Por ejemplo, impacto 4 y urgencia 2. De este modo, podremos ir ubicando cada tarea pendiente en su cuadrante. Poco a poco nuestra matriz irá tomando forma, y conoceremos por qué orden hay que abordarlas.
- Crear un plan de acción: ahora que sabemos qué tareas son prioritarias y cuáles no, diseñaremos un plan de acción para completarlas y alcanzar los objetivos. Para ello, podemos medir los objetivos de la empresa con la metodología SMART, a través de una plantilla de objetivos SMART gratuita en Excel. Podemos, además, asignar los recursos adecuados a cada tarea, definir los plazos y/o hitos asociados a cada una de las tareas y, como no, supervisar y revisar este plan de acción para modificarlo en caso de necesidad.
Como ves, crear una matriz de prioridades es realmente fácil. Puedes comenzar generando una matriz simple, y cuando se quede corta afinar más los criterios para priorizar mejor las tareas. Seguir el orden establecido nos ayudará a completar primero las tareas importantes, dejando para más tarde las que no lo son. O incluso dejar en manos de otra persona aquellas tareas que tienen menos importancia. Podrás combinar la matriz de prioridades con tu herramienta de gestión de tareas o con un cronograma donde aparezcan las distintas tareas que tenemos pendientes.
