Cualquier empresa debería ejercer un férreo control sobre el dinero que entra y sale de sus arcas, en especial sobre este último, ya que si no controlamos el gasto la empresa corre el riesgo de entrar en pérdidas y quedarse sin liquidez. La situación es especialmente importante en pymes o para los autónomos, que tienen menos músculo financiero y capacidad de ahorro que las grandes empresas, así se antoja imprescindible poner en marcha una serie de medidas para controlar los gastos de la empresa.
Gastos e ingresos, al detalle
Una de las claves para controlar los gastos es hacer un seguimiento exhaustivo de cómo se gestiona el dinero, y aquí nuestra mejor aliada es una plantilla para el control de gastos e ingresos para empresas y autónomos, como la que hemos desarrollado en Emprendepyme. Se trata de un documento muy sencillo, donde tenemos que registrar todo el dinero que entra y sale de las arcas de nuestra empresa y que nos ofrece una perspectiva diaria y mensual de las entradas y salidas de dinero, además de los impuestos.
El hecho de controlar también el dinero que entra nos permite cuadrar las cuentas, pero la clave de la plantilla está en el registro de salidas. Si sabes en qué gastas el dinero, también sabrás cómo puedes ahorrar, si hay gastos que se solapan o se pueden editar, qué medidas puedes tomar para reajustar los gastos… Además, se trata de un documento muy sencillo de utilizar, donde los cálculos se realizan automáticamente y que nos permite comprobar mes a mes si cumplimos con el objetivo de ganancias.
Hazte las tres preguntas sobre los gastos
Está claro que hay una serie de gastos (nóminas, alquiler de instalaciones, compra de materias primas, luz y agua, etc.) que tendremos todos los meses, pero si llevas un registro de gastos puedes hacerte las 3 preguntas clave. ¿Hay gastos que se puedan eliminar? ¿Podemos reducir los costes de algún gasto? ¿Por qué hay tantas diferencias entre los gastos de cada mes? Son tres cuestiones que nos pueden ayudar a entender por dónde se va el dinero, y qué podemos hacer para atajar esa pérdida económica.
Haz un buen presupuesto: expectativas vs realidad
Si quieres llevar un buen control del dinero, es necesario contar con un buen presupuesto que te ayude a controlar mejor los gastos. Cualquier empresa deberá contar con un presupuesto anual, una hoja de ruta donde deberían aparecer los gastos del año en cada capítulo. Pero la cosa no acaba aquí, también podemos elaborar un presupuesto mensual a partir del anual, de forma que sepamos cuánto dinero tenemos para gastar cada mes y no lo agotemos antes de llegar a diciembre. Esto también nos permitirá saber cuánto ahorramos mes a mes.
Para que el presupuesto sea efectivo debe ajustarse a la realidad, de ahí la importancia de contar también con un presupuesto mensual. Mes a mes, podrás comprobar si tu previsión de ingresos y gastos se ajusta a la realidad o si hay una importante desviación, de modo que tendrás que ajustarlo de nuevo. Al final del ejercicio podemos comparar los gastos con la previsión de gastos, de forma que sepamos si ha habido desviaciones y dónde se han producido para ajustar mejor el presupuesto del próximo año.
¿Has pensado en pedir ayuda a un profesional?
Parece mentira que a estas alturas todavía haya empresarios que consideren un gasto a los gestores, pero aunque compute en el capítulo de gastos el dinero que nos pueden ayudar a ahorrar supera lo que tendremos que pagarle así que plantéate recurrir a un gestor o asesor para que se ocupe de las finanzas de la empresa. Cualquier ayuda es positiva, y una figura de este calibre nos ayudará a realizar un control más exhaustivo de nuestros gastos.
