Existen numerosas alternativas que nos ayudan a facilitar la gestión de la contabilidad en la empresa. Un ejemplo de ello son los sistemas de información contable que nos permite disponer de toda la información necesaria sobre la empresa para mejorar su eficiencia y la toma de decisiones.
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¿Qué es un sistema de información contable?
Un sistema de información contable o SIC es aquel que se dedica a recolectar, organizar y analizar la información de todos los sucesos económicos de la empresa. Su fin es dar información contable útil para permitir la evaluación de la condición de la empresa y con ello ayudar en la toma de decisiones de los directivos.
Los sistemas de información contables están formados por los métodos y procedimientos que se utilizan para llevar el control de las actividades económicas de la empresa, esto de los movimientos de dinero en la misma, tanto de entrada como de salida. Estos movimientos son los que se recogen en la contabilidad de la empresa.
Entre las cualidades de los sistemas de información contable destacan:
- Proporciona información clara y fácil de comprender.
- Da información pertinente y confiable.
La información contable se clasifica en dos grandes grupos:
- Contabilidad financiera: que es la que se facilita a las personas que no participan en la administración de la empresa como pueden ser los clientes o los accionistas. Da información sobre la situación de la empresa como su grado de liquidez o su rentabilidad.
- Contabilidad de costes: estudia información que no suele difundirse fuera de la administración de la empresa, como la relación entre beneficio y costos, el volumen de producción, la productividad de la empresa. Esto es, da la información que permite a los directivos llevar a cabo sus funciones.
¿Cómo se debe ejecutar un SIC?
Cualquier sistema de información contable debe ejecutar 3 pasos:
- Registro de la actividad financiera: todos las transacciones que se pueden expresar monetariamente deben registrarse en los libros de contabilidad.
- Clasificación de la información: la información registrada se debe clasificar en grupos. Por ejemplo se agrupan las operaciones en grupos según supongan entrada o salida de dinero.
- Resumen de la información: se presenta la información resumida de acuerdo a las necesidades de la persona que la tenga que leer.
Cualquier sistema de información contable debe ofrecer control, compatibilidad, flexibilidad y una relación adecuada entre coste y beneficio.
Objetivos los sistemas de información contable
Entre los objetivos de estos sistemas destacan:
- Predecir los flujos de dinero.
- Ayudar a los gerentes de la empresa en su planificación y control.
- Ayudar a tomar decisiones en temas de inversiones y de créditos.
- Evaluar a los administradores.
- Controlar las operaciones financieras.
- Ayudar a calcular los impuestos y demás que tiene que pagar la organización.
- Evaluar el beneficio que se obtiene.
Ventajas y desventajas de los sistemas de información contable
Entre las ventajas de un sistema de información contable se puede destacar que la disminución de los costos permite implantar un sistema de gestión de la calidad y también permite aumentar el rendimiento de los recursos económicos.
Como se establece una norma certificada se obtiene una mayor confianza entre los clientes ya que estos ven que se actúa siempre de la misma forma y no improvisando sobre la marcha. Esto nos posiciona mejor respecto a los competidores. Por otro lado también ayuda a la motivación del personal.
Sin embargo, también incluye algunos inconvenientes como:
- Requiere de gran esfuerzo y de mucho tiempo para lograr su objetivo.
- Puede originar bastante burocracia
- Se necesita disponer de recursos ya que es bastante costoso.
Procedimientos para la instalación de un sistema de contabilidad
Los procedimientos para instalar un sistema de contabilidad para nuestro sistema contable son:
- Hacer entrevistas, visitas etc. para conocer la empresa
- Preparar una lista de chequeo con todos los datos necesarios
- Elaborar informes que nos indiquen la situación de la compañía
- Preparar el catálogo de cuentas y un manual de procedimiento
- Crear formularios para las distintas operaciones
- Diseñar reportes
- Preparar los libros y el balance inicial.
