Una de las obligaciones del responsable de cualquier empresa es el reparto equitativo de la carga de trabajo entre todos sus empleados. Sin embargo, este reparto nunca es fácil y podemos crear cierto malestar en la plantilla. Por una parte, trabajadores con una sobrecarga de trabajo que no dan a basto; por otra parte, empleados con poca carga que se pueden sentir infravalorados. Para completar un reparto más equitativo, vamos a descubrir cómo gestionar las cargas de trabajo de forma equilibrada.
1. Tener un plan
Necesitarás un plan de trabajo para repartir equitativamente el trabajo entre la plantilla. Para ello, hay que dedicar un par de horas a la semana para evaluar qué hay que hacer, qué trabajadores tenemos, quién hace bien cada cosa o quién debe desarrollarse en determinadas áreas.
Respondiendo a estas preguntas no resultará más fácil distribuir correctamente la carga de trabajo, y evitaremos dejar las tareas más complicadas siempre en manos del mismo trabajador, impidiendo que el resto del equipo aprenda a lidiar con ellas.
2. Diferir con antelación
Muchas veces hablamos de delegar, cuando en realidad deberíamos hablar de diferir: pasar las tareas a las personas adecuadas antes de que se sume a nuestra lista de tareas pendientes. Y para que las actividades no pasen a esa lista de tareas pendientes, tendremos que anticiparnos y repartir el trabajo lo más pronto posible.
De este modo también nos aseguramos de que los trabajadores tienen tiempo de sobra para cumplir con ellas. Una vez asignada, la ejecución de esa tarea queda fuera de tu responsabilidad.
3. Crea sistemas de seguimiento
Aunque las tareas estén repartidas, hay que seguir su desarrollo. Al fin y al cabo, el responsable de la empresa es el que debe lograr los resultados, y el seguimiento constante nos permitirá saber si las tareas se han repartido equitativamente.
Para ello se antoja necesario realizar un seguimiento constante que nos permita identificar las tareas pendientes de los proyectos empresariales o trabajos que tenemos en marcha y asimilar una rutina que nos permita verificar su cumplimiento.
4. Dejar claras las responsabilidades
Toda la plantilla comparte el mismo objetivo, pero cada trabajador tiene una misión y es clave que cada empleado asuma sus responsabilidades y su carga de trabajo. Para ello, hay que hacer una lista con todas las tareas pendientes y repartirlas entre la plantilla ajustándonos al cargo y características de cada empleado. Aprende a diferenciar entre lo urgente y lo importante y encuentra un equilibro entre estos tipos de tareas.
Así podremos descubrir las brechas de talento en nuestra empresa, la necesidad de contratar a alguien, pero también permite a cada trabajador identificar su carga de trabajo y centrarse en ella.
5. Ser flexible
No siempre las cosas salen como nos gustaría, así que para un reparto equitativo de la carga de trabajo quizá no siempre podamos repartirlo como nos gustaría. Al fin y al cabo, la carga de trabajo no es un valor estático, sino que cambia a lo largo de las semanas.
Por eso hay que ser flexibles en el reparto, y si un mes un trabajador ha tenido una gran carga y otro ha tenido poca faena, el mes siguiente los roles deberían invertirse. Así nos aseguramos de equilibrar el reparto del trabajo.
6. Tratamiento individual a cada empleado
Hay que hablar uno a uno con nuestros trabajadores para mantenerlos motivados y con el nivel de compromiso exigible cuando asignamos la carga de trabajo. Explicando su responsabilidad uno a uno será más fácil que se muestren comprensivos con la carga que deben asumir, y puedes exponer por qué tienen ese volumen de trabajo y cómo cambiará a corto plazo, incrementándose o reduciéndose.
También nos será más fácil incentivar a los trabajadores desmotivados o con más dificultades y mantener el nivel de confianza en los trabajadores clave, facilitando la colaboración entre empleados para completar tareas.
