La digitalización del expediente laboral de los empleados es esencial en cualquier tipo de negocio. Si quieres apostar por la reducción del uso del papel, la seguridad y la protección de datos. En este sentido, la documentación relacionada a los empleados suele estar registrada en papel, y esto resulta tedioso a la hora de actualizar los datos, consultarlos y gestionar dicha información con facilidad. Por ello, si quieres ir un paso más allá con la la transformación digital de tu negocio y la documentación relativa a los empleados en papel, el expediente digital del personal son un conjunto de documentos que puedes empezar a digitalizar desde ya.
Definición del expediente digital del personal
Es un formato de expediente de un trabajador que puede almacenarse en un software para la gestión del personal y recopilar todos los datos de los empleados de forma centralizada. El expediente digital de los trabajadores almacena los datos laborales de cada empleado de manera segura, en base a la normativa vigente. En otra palabras, el significado de expediente digital del personal es un repositorio de datos, que se identifican con el historial laboral de cada empleado, al que puede acudir cualquier jefe de departamento o miembro del área de RRHH para consultar la base de datos actualizada de los trabajadores.
A la hora de realizar las nóminas, actualizar la información y mantener todos los datos al día contar con un software especializado en la gestión del expediente personal de los trabajadores en formato digital mejora la organización de la empresa y la gestión. Además puedes definir diferentes tipos de permisos y roles a la hora de consultar los datos y editarlos.
Este tipo de documentos correctamente gestionado conllevan cualquier tipo de documento que acredite la contratación, la relación laboral entre el empleado y la empresa y mucho más que determina la legalidad de dicha relación laboral ante una inspección de trabajo.
Por lo tanto, el expediente personal de los trabajadores tiene como principales objetivos tomar decisiones en la empresa y para evitar sanciones administrativas. Una vez finalizada la relación laboral, es necesario por parte de la empresa mantener el expediente durante unos años.
Es una manera de obtener una visión global de los trabajadores que facilita la gestión del personal en detalle sin necesidad de invertir demasiado tiempo y permite una gestión rápida y sencilla.
Documentos que integran el expediente personal de un trabajador
Los miembros del departamento de recursos humanos elaboran un plan y son los responsables de crear todos los documentos y la información del expediente laboral de cada empleado. Los documentos en el expediente digital de un trabajador suelen estar ordenados cronológicamente y se pueden dividir en datos personales, datos laborales como el contrato o el finiquito y la documentación de la empresa como el registro del control horario o los días de vacaciones disfrutados.
- Datos personal del empleado y una fotocopia del DNI
- Número de la seguridad social
- Datos de las personas de contacto en caso de emergencia
- Currículum
- Carta recomendación
- Certificado de alta en la Seguridad Social
- Contrato de trabajo
- Descripción del puesto de empleo y sus tareas
- Acreditación de la formación en prevención de riesgos laborales
- Certificado de incapacidades médicas, si es necesarios
- Relación del registro horario diario
- Nóminas
- Comprobantes de pago de dietas y otros conceptos relacionados con la actividad empresarial
- Solicitudes de vacaciones y días de permisos.
- Carta de despido
- Carte de renuncia
- Finiquito
- Equipo de oficina
En definitiva, el expediente del personal de los trabajadores en formato digital vuelve mucho más sencilla la custodia documental, simplifica las búsquedas de la información, reduce el gasto de material de oficina y evita que cualquier documento se extravíe.
