Sin duda la palabra productividad va ligada a la de empresa. ¿Por qué? ¡Porque el tiempo es oro! Para conseguir los objetivos empresariales se ha de trabajar de manera eficaz en una serie de tareas para hacer avanzar proyectos, para ello se ha de invertir tiempo y dedicación.
No obstante, existen épocas de grandes cargas de trabajo en las que las tareas se acumulan e incluso los trabajadores pueden sentirse bloqueados. Por ello las técnicas de simplificación de tareas resultan tan importantes. Tanto las empresas como los trabajadores necesitan desprenderse de todas las cargas de trabajo innecesarias para centrarse en aquello que realmente importa. La agilización de los procesos ha de ser un must.
La simplificación como clave del éxito
Desde los últimos años el concepto de simplificación del trabajo está ganando popularidad debido a su gran importancia. Esta simplificación del trabajo se entiende como la organización de las tareas para que seas realizadas de la forma más efectiva y productiva posible.
El objetivo de esto se trata de disminuir la cantidad de esfuerzo y tiempo invertido para realizar una misma tarea. Para ello se realiza un análisis del trabajo desarrollado, la detección de recursos desperdiciados y, por último, la implementación de mejoras para reducir el tiempo y aumentar la productividad. Para ello, se utilizan técnicas de simplificación del trabajo.
Las técnicas de simplificación de trabajo más importantes
Hoy en día existen una infinidad de técnicas de simplificación de las tareas o trabajos, pero existen 4 diagramas imprescindibles que todo empresario/a ha de conocer.
GTD
El diagrama o esquema de GTD se trata de un método utilizado para organizar y realizar el seguimiento de tareas y proyectos con el fin de realizarlos de la manera más eficiente. El GTD apuesta por un sistema organizativo en el que poder confiar y que no tenga que depender de nuestra memoria, puesto que esta no llega a todo y a veces se satura. En este método, la información se organiza en: bandeja de entrada, cosas, acciones, contexto y proyectos.
Diagrama de GANTT
La de Gantt, quizás sea una de las técnicas de simplificación del trabajo más conocidas, creada por el ingeniero Henry L. Gantt. Se trata de un sistema para coordinar el trabajo en equipo, que permite controlar la ejecución simultanea de las diferentes tareas y, además, controlar el curso del proyecto a nivel global.
Esta técnica utiliza dos ejes, el horizontal, que recoge la cronología y el vertical, que detalla las acciones a realizar. Así pues, permite comprobar en qué punto se encuentra cada tarea y si habrán solapamientos entre ellas.
Diagrama CPM
Critical Path Method es un diagrama de flechas que establece vinculaciones entre las diferentes tareas de un proyecto, de esta manera es como logra economizar tiempos y la utilización eficaz de los recursos. Utilizando este método la empresa puede saber el tiempo más corto con el que podría hacer el proyecto si dispusiera de todos los recursos necesarios.
A la hora de elaborarlo se han de tener en cuenta todas las actividades relacionadas con un proyecto y el tiempo que se tardarían en realizar en unas condiciones normales. Después se ha de determinar qué tareas pueden realizarse primero y cuáles dependen de otras. A partir de ahí se dibuja el diagrama.
Diagrama de PERT
Por último, contamos con el diagrama de PERT, desarrollado por la Special Projects Office de la Armada de EEUU. Este diagrama está especialmente indicado para los proyectos cuya duración es una incertidumbre. Su objetivo es el de controlar el avance hasta una fecha determinada. De esta manera, el diagrama permite programar un proyecto con el coste mínimo y la duración más adecuada.
