Si estás relacionado con metodologías para mejorar la productividad y la gestión del tiempo, estamos seguros de que has escuchado hablar de las siglas GTD. GTD son las siglas de Getting Things Done, que traducido al español vendría a ser algo así como “consigue hacer cosas”. Se trata de un método de trabajo que ayuda a gestionar el tiempo y realizar mejor las tareas, ya sean las del día a día o las tareas del trabajo.
Es importante recalcar que este sistema no solo ayuda a realizar más tareas, sino que ayuda a realizarlas de manera mucho más eficiente, puesto que se trata de un método de organización de tareas enfocado en mejorar la productividad.
¿Qué es GTD y para qué sirve?
Como hemos comentado, el GTD es un método utilizado para organizar y realizar el seguimiento de tareas y proyectos con el fin de realizarlos de forma más eficiente. El autor de este método de trabajo es David Allen, quien lo desarrollo en su libro ‘Organízate con eficacia’ considerado, hoy en día, como uno de los mejores libros de organización del trabajo. El autor, afirma en su libro que la memoria humana es ineficiente, por ejemplo, ¿Cuántas veces nuestra memoria nos ha recordado algo en un momento en el que no podíamos hacer nada? y ¿Cuántas veces no recordamos algo en el momento en el que deberíamos?
De esto se encarga la GTD, apuesta por un sistema organizativo en el que poder confiar y que no tenga que depender de nuestra memoria. Así, permite acordarnos de las cosas en el momento en el que tengamos que acordarnos. De esta manera, uno/a puede centrarse en realizar acciones concretas de forma creativa y eficiente.
Información importante sobre la GTD
Antes de explicarte cómo funciona la GTD es importante que te expliquemos algunos conceptos clave para que puedas entender su metodología.
- Bandeja de entrada: se trata del lugar por el que nos llega información que debemos revisar. Esta comprende desde el correcto electrónico hasta redes sociales, mensajes, llamadas…
- Cosas: todo aquello que se recibe en la bandeja de entrada. ¡No se deben confundir con las tareas!
- Acciones: se tratan de las “cosas” una vez revisadas y procesadas.
- Contexto: el límite que permite decidir si una acción se puede realizar o no. Este delimita la herramienta, el lugar y el tiempo que será necesario para poder ejecutar una acción.
- Proyecto: la GTD simplifica la definición de proyecto, se trata de cualquier proceso que requiera dos o más acciones para poder lograr su objetivo.
¿Cuál es el funcionamiento del GTD?
Ahora que ya conoces las diferentes partes del GTD vamos a contarte cuál es el funcionamiento, de esta manera podrás aplicarlo en tu empresa, o incluso en tu vida personal.
1. “Cosas” en la bandeja de entrada.
Diariamente, recibimos montones de “cosas” en nuestra bandeja de entrada. El Getting Things Done debe analizar y ver si estas cosas merecen ser procesadas o, de lo contrario, descartadas.
2. Las “cosas” y las acciones.
El primer paso es definir si las “cosas” se pueden convertir en acciones, es decir, si son accionables o realizables.
- Si no se pueden ejecutar, en el caso de no poder realizar estas “cosas” existen diferentes opciones
- Tirarlas.
- Incubarlas, para más adelante.
- Archivarlas, como referencia.
- Si sí se pueden ejecutar, se convertirá en una acción y tendremos que preguntarnos:
- ¿La acción requiere más de 2 minutos para ser ejecutada?
3. ¿La acción se puede realizar en un solo paso?
Esta pregunta sirve para determinar si nos estamos enfrentando a una tarea o un proyecto. Una tarea es individual, mientras que un proyecto se trata de un conjunto de tareas que se realizan para alcanzar un objetivo.
Si la acción se puede realizar en un solo paso, iremos al punto siguiente, a la regla de los 2 minutos. Si la acción no se puede realizar en un solo paso, es un proyecto, la pasaremos a nuestro listado de proyectos, que incluye tareas individuales que corresponden a cada proyecto.
4. La regla de los 2 minutos.
Con las acciones posibles a realizar se debe implementar la regla de los dos minutos:
- Si se puede realizar la acción en menos de dos minutos: se realiza sin pensarlo.
- Si la tarea se debe realizar en más de dos minutos: se ha de diferir, ponerla en la lista de próximas tareas, o delegar, designar a otra persona para que la ejecute.
5. ¿Cómo saber si diferir o delegar?
Vamos a explicar que se trata y qué conlleva cada una de estas decisiones para que puedas escoger la que más convenga.
- Delegar una tarea: son tareas que conllevan más de 2 minutos para ser realizadas y que es mejor que las realice una tercera persona. Estas tareas delegadas han de ser archivadas en nuestra lista en espera hasta que la persona encargada anuncie que está completada.
- Diferir una tarea: una tarea que toma más de 2 minutos que pasa a ser parte de las tareas pendientes. Estas se deben separar entre las tareas para realizar lo antes posible, que se colocan en la “lista de próximas acciones” y el calendario. El calendario se utiliza cuando las tareas tienen una fecha límite para ser realizadas y no se pueden aplazar más.
Así pues, teniendo en cuenta toda esta información podremos realizar nuestro propio esquema de GTD para organizar las tareas
