Para todo empresario la planificación de sus proyectos y de su tiempo en general es fundamental. El trabajo al que nos enfrentamos diariamente es muchísimo y, de no diseñar y crearnos un planning donde vayamos estableciendo prioridades e intervalos de tiempo, estaríamos perdidos. Para ello, existen varias herramientas muy visuales que permiten la planificación y ubicación en el tiempo de los diferentes proyectos a los que nos enfrentamos. Nos referimos al Diagrama de Gantt, el cual fue desarrollado por Henry Laurence Gantt en el siglo XX. Esta es una herramienta necesaria para la dirección y administración de la empresa, pero también cada una de las personas que quiere controlar la dedicación a sus proyectos.
Imagen: Kaspars || Grinvalds
¿Qué es un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt, también conocido como la carta Gantt, es una herramienta muy visual que permite disponer y planificar durante un periodo de tiempo concreto, las diferentes tareas o proyectos en los que estamos trabajando. Así, de una manera muy clara e intuitiva se realiza un seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas por las que pasa cada uno de nuestros proyectos.
El diagrama de Gantt o Carta Gantt se trata de un documento de trabajo, cuyo objetivo pasa por simplificar la planificación y organización de tareas y proyectos del equipo.
La gráfica de Gantt se visualiza en un gráfico de barras horizontales, ordenadas según el tipo de actividad o proyecto. Por regla general, en la parte lateral izquierda encontraremos un listado con todas las actividades y/o proyectos en marcha; en la parte superior habrá una escala de tiempo, ya sea diaria, semanal, mensual…
¿Para qué se utiliza la carta de Gantt?
Este diagrama de Gantt es muy útil sobretodo en el área de gestión de proyectos, donde es fundamental planificar los tiempos y costes inherentes a la realización del trabajo. Proyectos donde, en definitiva, el tiempo está intrínsecamente relacionado con la rentabilidad: a mayor plazo, menor rentabilidad, pues más recursos se invierten en su desarrollo. La gráfica de Gantt ofrece una visualización sencilla y clara de los plazos de entrega y revisión de todos y cada uno de los proyectos.
La carta Gantt o diagrama de Gantt es un recurso empleado en la gestión de proyectos y sirve para visualizar en una línea de tiempo las diferentes actividades y tareas en proceso.
Aunque, demás está decir, que el diagrama de Gantt o Carta Gantt se puede emplear en cualquier tipo de proceso simple, siempre que se deba medir en una línea de tiempo. Así, será posible planificar, distribuir recursos y, resolver problemas de una manera más eficaz.
En definitiva, se utiliza el diagrama de Gantt para:
- Conocer las actividades de cada proyecto.
- Momento en que inicia y finaliza cada actividad y proyecto.
- Tiempo de duración de cada tarea o proyecto.
De un golpe de vista, se tiene un control sobre los proyectos en marcha, todas las tareas que deben realizarse y el plazo de tiempo del que disponemos para ello.
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt tiene grandes aplicaciones en las empresas, detallamos los pasos sobre cómo hacer una carta Gantt:
- Detalla las características de cada proyecto. Desde el tiempo previsto para realizarlo, los recursos materiales y humanos que precisará, la fecha de inicio y término del mismo…
- Indica los días hábiles y semanas en el eje horizontal. Esto es lo que nos permitirá delimitar el tiempo invertido en cada proyecto.
- En el eje vertical, anota los proyectos y tareas, la persona que estará a su cargo, así como la duración estimada. El proyecto es el resultado final (crear página web, por ejemplo); las tareas son el subconjunto de actividades que deberá realizar cada miembro del equipo para lograr el objetivo final (programación, diseño corporativo, maquetación, etc.).
- Al cruzar eje horizontal con vertical se forma nuestro calendario, otorgando un período concreto de tiempo a una tarea específica.
Así, disponemos de la gráfica Gantt, una herramienta muy visual y amigable para gestionar proyectos. Te recomendamos que utilices esta plantilla para hacer un diagrama de Gantt en Excel, en la que tan solo deberás introducir los datos necesarios de cada proyecto y podrás visualizar perfectamente la información en el gráfico.
