¿En tu empresa no se ha estandarizado la domiciliación bancaria como forma de pago de la nómina a tus trabajadores? No pasa nada: según lo contemplado en el Estatuto de los Trabajadores, puedes pagar las nóminas de tu plantilla en efectivo, ya sea en metálico o a través de cheques, siempre y cuando el importe de la nómina no sea superior a los 2.500 euros. ¿Por qué? Porque una de las partes que intervienen en esta transacción económica es el empresario, y con esta limitación se pretende evitar un posible pago fraudulento.
Teniendo en cuenta que cada pago de la nómina es una operación diferente, la limitación de los pagos en efectivo se aplica a todos y cada uno de los pagos de sueldo. Esto quiere decir que, si tu intención es pagar a tus 20 empleados en efectivo y hacerlo dentro de la legalidad, ninguna de estas 20 nóminas puede exceder los 2.500 euros reglamentarios.
La Legalidad de Pagar la Nómina en Efectivo
El Estatuto de los Trabajadores establece que es legal pagar la nómina en efectivo, siempre que se cumplan ciertos requisitos. Según el artículo 29.4 de este estatuto, los empleadores pueden realizar el pago en metálico, con la condición de que ninguna de las nóminas individuales supere los 2,500 euros en efectivo. Esta restricción tiene como objetivo prevenir posibles prácticas fraudulentas en el pago de salarios.
Responsabilidad Compartida
Es importante destacar que, si bien la empresa tiene la responsabilidad de demostrar el pago de la nómina en efectivo, el trabajador también debe asumir su responsabilidad en este proceso. El empleado debe proporcionar evidencia de que prestó sus servicios durante el período en cuestión.
La forma de hacerlo generalmente implica presentar el contrato laboral firmado, que detalla la duración del empleo y otros términos relevantes. El contrato laboral se convierte en un documento esencial para verificar la relación laboral y respaldar las afirmaciones del trabajador.
¿Cómo justificar el pago de una nómina en efectivo?
Ahora bien, aunque se te permita pagar un máximo de 2.500 euros en efectivo por cada una de las nóminas de tus empleados, has de justificar el pago de estos sueldos tanto a efectos contables como fiscales.
Imagina ahora que pagas la mensualidad de tu trabajador, pero no le haces firmar ningún recibo que justifique este pago. Tu empleado podría hacer una demanda de reclamación de salarios y tú no tendrías ningún documento que acredite el pago de este dinero. En el “mejor” de los casos —porque podrías incurrir en una ilegalidad con consecuencias nefastas— tendrías que abonar la nómina dos veces seguidas.
Así pues, para evitarte sorpresas desagradables con el pago en efectivo de los salarios, si pagas una o varias nóminas en metálico, asegúrate de documentar la entrega y que tu trabajador firme el correspondiente recibo.
Procedimientos para Justificar el Pago en Efectivo
Para garantizar que el pago en efectivo quede debidamente justificado, es recomendable seguir ciertos procedimientos:
- Hoja Salarial Firmada: Cuando un empleado recibe su salario en efectivo, se debe proporcionar una hoja salarial que incluya los detalles del pago. El trabajador debe firmar esta hoja para confirmar que ha recibido su nómina.
- Duplicado para el Trabajador: Además de conservar una copia de la hoja salarial firmada, la empresa debe entregar un duplicado de la misma al empleado. Esto proporciona a ambas partes un registro tangible del pago
Consecuencias Negativas si no se Puede Justificar el Pago
Aunque la ley permite el pago en efectivo, los autónomos y las empresas deben ser conscientes de las consecuencias negativas que pueden surgir si no pueden justificar adecuadamente el abono de la nómina.
Si un trabajador alega que no ha recibido su salario y presenta una demanda, la carga de la prueba recae en la empresa. La empresa debe demostrar que se realizó el pago de la nómina, tanto desde una perspectiva fiscal como contable.
En caso de no poder proporcionar pruebas sólidas de pago, el negocio podría estar obligado a abonar los salarios que el trabajador reclame como impagados. Esto puede resultar en costosos litigios y sanciones financieras.
Fuentes consultadas
- Ministerio de Trabajo y Economía Social (Gobierno de España). Sitio web: https://www.mites.gob.es/.
- Ministerio de Hacienda (Gobierno de España). Sitio web: https://www.hacienda.gob.es/.
- BOE – Boletín Oficial del Estado (Gobierno de España). Sitio web: https://www.boe.es/.
- Seguridad Social (Gobierno de España). Sitio web: https://www.seg-social.es/.
- Instituto Nacional de Estadística (INE) (Gobierno de España). Sitio web: https://www.ine.es/.
Estas fuentes gubernamentales proporcionan información relevante para entender la responsabilidad compartida en el proceso de pago de nóminas en efectivo y cumplir con las regulaciones vigentes en España.
