Las compras en la empresa de materias primas u otros productos son básicos para una empresa. De este tipo de tareas se encarga el departamento comercial. Esto significa que son la puerta de entrada de proveedores, así como la forma de canalizar las relaciones entre las empresas.
De esta manera, una empresa selecciona sus proveedores siguiendo un mismo criterio. Es decir se aplica lo que podríamos denominar política corporativa de compras. Normalmente se suelen regir por características como: precio, calidad, plazos de entrega, capacidad técnica, etc.
Debemos tener en cuenta que cada vez es más complejo realizar las compras. El motivo es la naturaleza y la diversidad de servicios que encontramos en el mercado. A esto debemos de sumarle los constantes cambios tecnológicos, así como las cada vez mayores exigencias de calidad. De ahí que sea importante. En este sentido, algunas de las responsabilidades son:
- Mantener una continuidad en el suministro de productos y servicios que necesita nuestro negocio.
- Que estos suministros cumplen los principios de calidad establecidos.
- Obtener los productos al menor coste posible.
- Prever las variaciones de precios así como las tendencias existentes en el mercado.
En definitiva, la política corporativa de compras es una herramienta imprescindible para tomar las decisiones correctas a la hora de qué comprar, cómo, a quién y a cuando. Esta decisión influirá en el desarrollo del producto, la satisfacción de los clientes, etc.
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¿Qué es la política de compras de una empresa?
Como definición de política de compras, podemos decir que se trata de una serie de pautas en las que las compañías establecen las condiciones, los plazos de pago y quiénes son los proveedores a la hora de adquirir los productos o servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Asimismo, existe otra definición de política de compras en la que se dice que es la guía para las decisiones administrativas. En ella se recogen los criterios generales para orientar a la hora de la adquisición de los materiales que necesita la empresa para su funcionamiento.
Para que la política corporativa de compras funcione es necesario tener en cuenta el volumen y tamaño de la misma. Asimismo, al momento de comprar hay que establecer tres puntos:
- Determinar la inversión que se va a realizar
- Qué servicios o productos se van a adquirir
- A quiénes. Es decir a qué proveedores.
El propósito de cualquier política de compras de un negocio es:
- Establecer un compromiso de la empresa con sus proveedores en el proceso de compra.
- Fomentar el cumplimento de unos criterios básicos por parte de los proveedores.
- Difundir dicho compromiso entre empresa y proveedores.
Como es obvio, cualquier política de compras de un negocio se aplica a todas las compras de productos y servicios a proveedores. Asimismo, estos últimos han de transmitírselas a sus subcontratistas. Por lo tanto, estas políticas afectan a todo tipo de proveedores, tanto a proveedores directos como indirectos.
Por tanto, para lograr el buen funcionamiento, el departamento de compras debe establecer su política de compras.
Ejemplos de políticas de compras
A continuación, enumeraremos algunos ejemplos de política de compras de un negocio:
- Todas las adquisiciones de la compañía deberán realizarse a través del departamento de compras.
- Está prohibido que los empleados acepten obsequios o gratificaciones.
- Las importaciones de maquinaria o equipo serán autorizadas por el comité de compras.
- Se procurará siempre obtener las mejores condiciones en cuanto a la calidad, precios, plazos de entrega, formas de pago, etc.
- Tener previsión del presupuesto necesario para llevar a cabo las compras, así como no pasarse en el presupuesto anual que se haya acordado.
- Según el tipo de empresa, a veces en la definición de política de compras, se establece que el equipamiento y materiales deben tener una determinada homogeneidad. De manera que se facilite su utilización a los trabajadores.
