En situaciones muy concretas los empresarios tienen que justificar un despido o emprender acciones legales contra un empleado que, por ejemplo, ha sustraído información confidencial de la empresa al ponerse en contacto por correo electrónico con otra compañía de la competencia. En estos casos el correo electrónico de la empresa puede ser una buena baza para desenmascarar al trabajador y utilizarlo como prueba en un hipotético juicio. ¿Pero hasta qué punto los jefes pueden acceder al correo electrónico de los trabajadores? ¿Qué dice la Ley de Protección de Datos Personales sobre la privacidad en el correo electrónico del trabajo? Vamos a verlo.
¿Es legal acceder al correo electrónico de tu empleado?
Sí; la empresa puede acceder al correo corporativo del trabajador siempre y cuando se informe con antelación al empleado y exista una proporción razonable entre el propósito del acceso al correo electrónico y la invasión de la privacidad de tu trabajador. De lo contrario, si el trabajador desconoce que su jefe va a inspeccionar su correo electrónico, el empresario no podrá despedirlo o sancionarlo si encuentra algo comprometedor en su bandeja de entrada.
Si no te queda otra opción y has de acceder al correo electrónico de tu empleado procura tener muy claro lo que quieres buscar y no hacer una búsqueda indiscriminada. En su lugar, utiliza palabras clave específicas que te permitan encontrar lo que andas buscando (un posible caso de soborno, de filtración de datos, de competencia desleal, etc.)
Es importante que le expliques bien a tu empleado qué controles se van a hacer y por qué motivo se accederá al correo electrónico corporativo. Tu trabajador no tiene por qué saber cuándo se efectuarán tales controles, pero sí saber de antemano que puede darse el caso.
Cuando está justificado el acceso al correo corporativo de tu empleado
Aunque cada contexto es un mundo y la Justicia tendrá que evaluar el caso que nos ocupa, hay dos supuestos clave en los que está más que justificado el acceso al correo corporativo de tu empleado (siempre y cuando, recordemos, dicho empleado esté puesto en sobreaviso). Estos casos son:
Posible filtración de datos
Imagina que tu empleado ha incurrido en un caso de competencia desleal y ha mandado información sensible a la competencia a través del correo de la empresa. Si el Convenio Colectivo al que pertenece tu empresa prohíbe expresamente el uso del correo corporativo para estos fines (es decir, para unos fines distintos a los de la prestación estrictamente laboral) estará más que justificado el acceso a su correo electrónico.
Posible caso de soborno
Si uno de tus empleados ha aceptado regalos de sus clientes o proveedores (regalos cuyo valor es sustancialmente mayor al permitido por el código ético de la empresa) y tienes la sospecha de que dichos regalos han sido realizados a cambio de algo (una transacción, una acción empresarial, una medida que beneficie a un tercero…) puedes acceder al correo electrónico de tu empleado para buscar evidencias de esta acción ilegítima.
Dado que suele haber una falta generalizada de conocimiento en las empresas en cuanto a la privacidad del correo electrónico corporativo, te recomendamos que reúnas más pruebas más allá de las que puedas encontrar en el mail de tu empleado.
