Si nos disponemos a gestionar la contabilidad de una empresa, es imprescindible conocer que cada operación debe ser registrada en los libros de contabilidad.
Dentro de los libros de cuentas nos encontramos uno básico y que todo empresario debe conocer que es el libro diario ya que es el principal registro contable de la empresa. Esto es debido a que en él se anotan todas las operaciones de la empresa.
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¿Qué es el libro diario?
El libro diario es el libro de cuentas donde se registran cronológicamente todas las operaciones económicas realizadas por la empresa en su día a día. Esto sirve para que quede constancia de toda la actividad de la empresa.
A pesar de que tiene que reflejar el día a día de la empresa, se permite anotar conjuntamente los totales de las operaciones realizadas en un período siempre que este no sea superior a un mes. Esto se puede hacer siempre y cuando dichas operaciones estén detalladas en otro libro. Así por ejemplo, se pueden anotar juntas todas las ventas que le hemos realizado a un cliente, si las tenemos desglosadas en el libro registro de facturas emitidas.
Aunque el libro diario se puede llevar tanto manualmente como por medios informáticos, actualmente lo habitual es que se lleve de esta última forma, ya que supone un gran ahorro en tiempo, y evita que se produzcan errores a la hora de traspasar posteriormente sus anotaciones al resto de libros contables, ya que los sistemas contables lo hacen automáticamente.
En la normativa española la contabilidad se basa en el principio de partida doble, esto es en el principio de que no hay deudor sin acreedor y viceversa. Esto es todo asiento contable debe estar cuadrado (la diferencia entre el debe y el haber debe ser 0)
Las cuentas de activo (bienes y derechos) aumentarán su valor mediante anotaciones en el debe, y disminuirán su valor mediante anotaciones en el haber.
Las cuentas de pasivo (obligaciones y deudas) disminuyen su valor, mediante anotaciones en el debe (aumenta nuestra deuda) e incrementan su valor mediante anotaciones en el haber (cuando disminuimos nuestra deuda).
¿Qué información debe incluir el libro diario?
Todo libro diario debe contener, al menos, los siguientes aspectos:
- Fecha de las operaciones: esto es el año, mes y día del registro contable.
- Código de la cuenta afectada: código de la cuenta asignada en el mayor y a la que se esté debitando o acreditando.
- Nombre de la cuenta y descripción de los conceptos: nombre de la cuenta y explicación del registro que se está efectuando.
- Número de asiento: número de registro que se le asigne a las anotaciones contables. También se le conoce como número de comprobante.
- Número de folio en el mayor: número de página o folio del libro mayor en el cual se contabiliza el movimiento de cada asiento.
- Columnas de débitos y créditos: registra los dos tipos de movimientos que puede tener toda operación contable, deber y haber.
- Número de folio diario: número consecutivo que tiene cada hoja del libro diario.
- Número de línea
¿Cómo se hace un apunte en el libro diario?
Los diferentes asientos contables del libro diario se clasifican según la fecha en que se realizan en:
- Asientos de apertura: se hacen cuando la empresa anota las aportaciones de los socios al inicio de la empresa.
- Asientos de saldo inicial: los que se hacen al inicio de un período, coincide con el de cierre del periodo anterior.
- Asientos de cierre: es el que se hace al final del periodo para saldar las cuentas. Como hemos dicho da lugar al de inicio del periodo siguiente.
Los asientos también se pueden clasificar según las cuentas que intervienen en el mismo en:
- Asientos simples: solamente tienen una cuenta de cargo y otra de abono.
- Asientos compuestos: se tiene una cuenta de abono y varias de cargo, o viceversa, es decir varias de abono y una de cargo.
