El departamento de compras tiene como responsabilidad abastecer a la empresa de todos aquellos materiales que necesita para el desempeño de su producción. Es precisamente desde este departamento donde se programa, coordinan las compras en la empresa de los suministros que la empresa necesita.
Además, debemos señalar que es precisamente aquí en el departamento de compras donde se origina la fase de arranque de toda nuestra actividad empresarial. De ahí que se le otorgue tanta importancia a este departamento. Por ello se fijan unas políticas de compras en las que se tiene en cuenta la calidad y el precio, entre otros criterios.
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¿Por qué es tan importante la gestión de compras?
Una gestión del departamento de compras correcta y eficiente, puede generar un aumento de los beneficios y de la rentabilidad de la compañía. Hay que tener en cuenta que en la mayoría de los negocios, las compras vienen a representar de media la mitad del valor de los productos que vendemos. Evidentemente este porcentaje de gasto varía de un tipo de empresa a otra.
De ahí que la gestión ha de orientarse a optimizar los costes de los pedidos, tener el stock imprescindible y qué cantidades deben solicitarse a los proveedores. De este modo, lograremos minimizar el coste empleado en adquirir los productos o servicios necesarios para el funcionamiento de nuestro negocio.
Para ello es de vital importancia seguir una serie de pautas que garanticen la optimización:
- Definición de los procesos para la gestión del suministro (identificar, definirlos y documentarlos).
- Detectar las necesidades de cada departamento y gestionarlas.
- Seleccionar los proveedores adecuados y que cumplan con los requisitos de la política comercial de nuestra empresa.
- Negociar con proveedores y contratar aquellos que por calidad, tiempo de entrega y flexibilidad de condiciones nos convenga más.
- Realizar la compra y el seguimiento de cada pedido.
- Recepcionar y revisar los pedidos solicitados.
- Gestionar el pago de las facturas a los proveedores.
- Evaluar la actuación del proveedor. Dese el departamento de compras se deberá anotar todas las incidencias y reclamaciones a los proveedores que serán gestionadas debidamente.
Beneficios de la gestión de compras
Si realizamos todas estas prácticas, que acabamos de ver, de una forma correcta podremos conseguir que la gestión del departamento de compras sea la adecuada. Como consecuencia, obtendremos una serie de beneficios para nuestra empresa.
- Permite incrementar los beneficios de la empresa. Como hemos visto, la adquisición de suministro a veces es la mitad de lo que cuesta nuestro producto. Si conseguimos reducir ese gasto, obtendremos un aumento del beneficio final.
- Condiciona la calidad del producto final. Las materias primas deben tener la calidad que queremos para nuestros productos y que nos garantiza que el proceso productivo sea eficaz.
- Tendremos un mayor conocimiento de nuestros proveedores.
- Manejaremos la información actualizada de los mercados de proveedores de nuestro sector.
- Tendremos optimizados el transporte y la logística de distribución.
- Nos permitirá tener un inventario más ajustado y, a su vez, evitaremos quedarnos sin materiales.
- Incluso podemos monetizar nuestros activos. Esto es que podemos vender a nuestros productos a nuestros proveedores.
- Dispondremos de los catálogos de los proveedores por lo que siempre tendremos los precios actualizados y podremos comparar.
- Podremos acceder a los mejores precios. Además será más fácil conseguir un mejor precio a la hora de realizar el pedido de suministro. Aunque no todos los proveedores nos permitirán negociar un mejor precio. Aunque lo que sí sabremos es quién tiene el mejor precio.
- Agilización de los pedidos, incluso en algunos procesos tendremos la opción de poderlos automatizar. Esto mejorará mucho el proceso de compra, aumentando la rapidez a la hora de realizar los procesos de gestión comercial de nuestra empresa.
- En este aspecto nos permitirá ser más ágiles a la hora de encontrar soluciones en momentos críticos como un problema o una eventualidad.
