Los tiempos han cambiado. En el siglo XXI, sin duda, los grandes protagonistas han sido las nuevas tecnologías y el desarrollo de Internet. ¿Quién iba a decirnos años atrás que todas nuestras transacciones bancarias las haríamos a través de una oficina virtual? ¿O que todos los pagos con los proveedores los negociaríamos y haríamos efectivos a través del email?
Asimismo, los hábitos de consumo han evolucionado muchísimo. Hoy en día son cada vez más las familias que apuestan por realizar la compra mensual de comida a través de Internet, puesto que el tiempo libre del que disponemos cada vez es menor y son muchas las facilidades que se nos brindan online.
Todo ello, conlleva a que nuevas formas de realizar facturas y gestionar pagos aparezcan en las empresas. Descubre qué es la factura electrónica y todas sus características.
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¿En qué consisten las facturas electrónicas?
La factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Este tipo de factura tiene los mismos efectos legales que la factura ordinaria en formato papel, cuyo fin no es otro que el de dejar constancia de la entrega de unos productos o realización de unos servicios, a cambio de los cuales se paga un precio.
Las facturas en general, y las facturas electrónicas en particular, se regulan por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
La factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales y exigibles y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La factura electrónica se trata, por tanto, de la evolución de la factura tradicional en papel hacia los medios telemáticos, que son los que empleamos en su mayoría en cualquier negocio de cualquier sector. Dicha factura electrónica permite optimizar y agilizar los procesos de generación, envío, almacenamiento y acceso a la información que consta en el documento. Así, si queremos realizar el encargo de un servicio, podemos recibir la factura del proveedor de manera telemática casi de inmediato, realizando su pago vía transferencia online. En cuestión de minutos, realizamos todo un proceso de compraventa que, años atrás, nos hubiera llevado varios días para gestionarlo.
Características de la factura electrónica
La factura electrónica ha desbancado, sin ninguna duda, a la factura tradicional. Además, este tipo de factura se puede usar y emitir tanto a usuarios finales, como a otras empresas como, incluso, a Administraciones Públicas.
Pero, ¿cuáles son las características de la factura electrónica? Para considerarla así, es necesario que cumpla con lo siguiente:
- Que tenga formato electrónico. En cuanto al formato, son muchas las posibilidades que existen: archivo XML, PDF, HMTL, DOC, XLS….
- Transmisión telemática. La factura electrónica está pensada para ser creada desde un ordenador (o cualquier otro dispositivo, por ejemplo, móvil) y recibida y tratada desde otro ordenador. El objetivo es que no se haga uso alguno del papel y que se gestione todo de manera telemática (pagos, reclamaciones, etc.).
- Integridad. Se debe garantizar la integridad y validez del documento a través de la firma electrónica, debiendo estar firmada tanto por el emisor de la factura electrónica como por el receptor para que tenga validez legal.
En cuanto a los campos e información que debe constar en la factura electrónica, son los mismos que en un factura normal en soporte papel. No olvides que la factura electrónica es simplemente el paso de papel soporte telemático, siendo el documento exactamente igual que al que acostumbrábamos a usar, debiendo estar reflejados los datos fiscales pertinentes, formas de pago, conceptos, etc.
