La estructura del plan de comunicación externa no es fija, ya que va a depender del tipo de empresa y sus objetivos. Sin embargo, sí existen algunas pautas comunes que definen las etapas y pasos a tener en cuenta antes de estipular la estrategia al completo. Elaborar el plan de comunicación externa es un trabajo a veces bastante complicado, cuando en la empresa no hay definidas unas bases que permitan conocer al detalle el tipo de cliente al que se dirigen sus servicios, o los departamentos encargados de cada tarea.
Al final, cuando la propia empresa posee una jerarquía inestable y desestructurada, un plan de comunicación externa no va a solucionar la mala imagen que proyecta una marca de este tipo de cara a la confianza de proveedores o clientes.
Pero, ¿es necesario estructurar las etapas del plan de comunicación externa? Por supuesto.
Etapas del plan de comunicación externa
En un sentido general, las fases del plan de comunicación externa deben basarse en la respuesta a las siguientes preguntas.
Etapa 1: ¿Cuál es el mensaje?
Si la empresa no tiene claro qué es lo que tiene que decir a su interlocutor, ninguno de los puntos siguientes tendrá sentido de cara a obtener un resultado realista.
¿Imaginas un diálogo en el que la respuesta no tenga coherencia a la pregunta? Pues este es el resultado que se obtiene en aquellas empresas que no definen previamente cuál es el mensaje que van a utilizar en su plan de comunicación.
Etapa 2: ¿Quién debe comunicarlo?
En función del objetivo que persiga la estrategia de comunicación, será necesario identificar cuál será el departamento o persona encargados de transmitir el mensaje.
Si por ejemplo, el plan de comunicación persigue aumentar el índice de ventas o el rendimiento comercial, el departamento de marketing será el responsable de desarrollar el planning de acuerdo a los objetivos empresariales fijados.
Etapa 3: ¿Quién es el destinatario?
En cualquier conversación debe haber un emisor y receptor. Entonces, ¿a quién dirige su mensaje la empresa? ¿se ha realizado previamente una segmentación de mercado para saber dónde se encuentra su potencial cliente?
No hay que olvidar que la gestión de las estrategias deberá hacerse de manera integrada, requiriendo de comportamientos conjuntos a nivel de equipos y en todos los ámbitos de la empresa. Si no, resultará imposible aplicar los estándares establecidos para todos los esfuerzos de comunicación.
Etapa 4: ¿A través de qué medios y qué herramientas?
A la hora de de plantear el plan de comunicación externa es necesario definir cuáles son las herramientas que guían la planificación y los esfuerzos creativos del equipo interno. De este modo, la empresa es consciente del alcance que pueden llegar a tener sus medidas, y las posibilidades de alcance.
Estas herramientas o canales pueden ser muy diversos, y abarcar tecnologías como las aplicaciones de videollamada o la publicidad en redes sociales. Cada empresa en función de los factores definidos previamente deberá establecer qué medios y herramientas son los más adecuados.
Etapa 5: ¿Cuál es la respuesta que deseamos provocar?
Sin respuesta no hay efectividad en el mensaje.
Cualquier comunicación debe perseguir un cambio en el interlocutor, impactar en sus emociones para obtener una respuesta que puede ser diversa en función del objetivo final: sorpresa, confianza en la marca, cercanía, honestidad, etc.
¿Cuál es la respuesta que persigue el plan de comunicación de tu empresa? ¿Está definido y cuantificado el impacto que se desea lograr, o por el contrario se mantiene de forma aleatoria?
Aunque el azar muchas veces pueda jugar un papel importante en los negocios, cuando se desarrollan estrategias de este tipo, solo las empresas capaces de planificar al detalle cada uno de los aspectos de sus objetivos son las que logran el éxito. El plan de comunicación externa debe ser la última pata del plan de negocio creado para desarrollar un proyecto empresarial de forma efectiva.
Conociendo la estructura del plan de comunicación externa, ya puedes realizar tu propio plan. Debes saber que, cuando vas a crear una empresa, es imprescindible tener en cuenta este plan para poder transmitir al público la aparición de tus nuevos productos o servicios. Descubre cuáles son las instrucciones y qué pasos debes seguir para realizar tu propio plan de comunicación interna.
¿Cómo hacer un plan de comunicación externa?
