Los fallos al realizar nóminas implican muchas complicaciones a nivel interno y pueden suponer incluso problemas legales. Por ello es importante que el equipo que se encargue de gestionar este punto dentro de tu empresa esté al día de las leyes y normativas vigentes que afectan a tu sector.
De esta forma conocerán las últimas novedades y evitarán no implementar cambios que a la larga os puedan perjudicar. Conocer estos casos te ayudará a identificarlos y empezar a trabajar para poder evitarlos.
1. No utilizar un sistema de gestión integrado
Existen numerosos software para gestionar la contabilidad y facturación de una empresa. Aunque tu negocio sea pequeño, invertir en este tipo de herramientas es importante. Usarlas te permitirá evitar fallos y descuidos a la vez que compruebas que toda la información es correcta y está bien clasificada.
2. No tener en cuenta las variables
Cada mes surgen distintas incidencias en el seno de una empresa que repercuten en el salario de los empleados. Es importante llevar un recuento de todas ellas a través de algún programa de gestión que permita contabilizar los días de vacaciones, los días extra, si existen empleados de baja o con reducción de jornada. Así será más sencillo saber en qué situación está cada uno de los miembros del equipo y adaptar su nómina en consecuencia.
3. No planificar
Muchas veces los errores tienen que ver con las prisas a la hora de realizar las nóminas ya que llega el periodo de facturación y no hay tiempo para revisarlas. Esto se puede combatir con una buena planificación. Intenta anticiparte a las fechas límite teniendo preparada toda la documentación e información que vayas a necesitar. Así evitarás prisas y los fallos derivados de no haber tenido tiempo para revisar.
4. Utilizar siempre el mismo modelo de nómina
Las mismas prisas que hemos comentado nos llevan muchas veces a reutilizar documentos del mes anterior para ahorrar tiempo. Un hábito que promueve la aparición de errores ya que pueden colarse datos erróneos o que ya no estén vigentes. Aunque tardes un poco más, realiza siempre las nóminas desde cero o a través de una plantilla en blanco que contenga los datos que nunca cambian, como los datos de facturación de la empresa.
5. Falta de comunicación
Hay empresas en las que no funciona la comunicación interna de manera correcta. Lo que deriva en fallos, falta de información y malentendidos entre departamentos. Si identificas este tipo de problemas trata de establecer canales de comunicación entre los miembros de la empresa. Podéis utilizar alguna plataforma de información en la que se recojan las novedades e incidencias de forma que cualquiera pueda consultar aquellas que resulten útiles para su puesto de trabajo.
6. No revisar con atención
Además de fijarte en los errores que ya hemos comentado para poder evitarlos, seguir una planificación y organización adecuada te ayudará a que tus nóminas estén correctas. Sabemos que tienes muchas tareas y a veces se acumulan, pero si empiezas a establecer cambios destinados a mejorar la productividad y el orden, vas a conseguirlo. Si planificas con tiempo suficiente podrás revisar las nóminas antes de enviarlas y tendrás la tranquilidad de que son correctas.
7. No estar pendiente de cambios y actualizaciones
Seguramente ya tengas estipulado un plazo de cálculo y pago mensual, unos días antes recopila toda la información que sabes que necesitarás. También sería recomendable que apostaras, si aún no lo haces, por utilizar un software o plantilla de gestión de nóminas que te permitirá automatizar los cálculos y evitar problemas. Además, trata de mantenerte al día de todos aquellos cambios y actualizaciones en la legislación que afecten a tu empresa y al sector en el que trabajáis.
