Las respuestas automáticas son breves textos concisos que aportan información básica y relevante a los clientes. Se pueden activar en respuesta a los mensajes que nos llegan por privado a las redes sociales, o a los correos electrónicos. Especialmente, cuando estamos de vacaciones o ausentes y no queremos que nuestros clientes o proveedores estén pendientes de una respuesta que, lógicamente, no les llegará y que puede dañar el servicio de atención al cliente y la imagen de la empresa.
Las mejores frases de respuestas automáticas para clientes
A diferencia de las frases básicas de atención al cliente, La información que incluyas en las respuestas automáticas a clientes dependerá del contexto en que se produzca. Las redes sociales siempre son más informales que el correo electrónico, pero más allá del medio hay que valorar por qué se genera la respuesta automática. ¿Estamos informando de algo al cliente? ¿Se trata de una mera formalidad? Aunque te bases en plantillas o en las siguientes frases intenta darle un toque personal.
Gracias por escribirnos. Intentaremos responderte lo antes posible
Es una de las respuestas automáticas más simples. Se puede activar para cualquier mensaje en todo tipo de canales, y viene a confirmar que hemos recibido el mensaje. Así, el cliente se asegura de que ha completado correctamente el proceso de contacto, y solo le queda esperar nuestra respuesta.
Gracias por contactar con nosotros. Nuestro equipo de soporte atenderá tu consulta, y te pondrá en contacto con la persona adecuada
El objetivo de esta respuesta automática es similar al de la anterior. Además, informamos de que se completará el primer paso de la consulta, y el cliente recibirá una respuesta del responsable adecuado. Según el tamaño de la empresa, podemos recibir consultas o quejar para diferentes departamentos. De este modo, justificamos cierta tardanza en ofrecer respuesta.
Fuera de la oficina. Estaré ausente hasta el [FECHA]. Disculpa las molestias
Este tipo de mensajes nos permiten informar a los clientes de nuestra ausencia, por ejemplo durante las vacaciones, días libres, etc. De nada sirve implantar el mejor protocolo de actuación de atención al cliente si al enviar un correo electrónico y no hay una respuesta en tiempos de vacaciones. Incluso te puedes encontrar con que el cliente envía varias veces el mismo correo, expresando su molestia por la ausencia de respuesta. Este tipo de respuesta nos ayuda a minimizar el malestar del cliente que no obtiene respuesta.
Fuera de la oficina. Estaré ausente hasta el [FECHA]. En caso de urgencia, puedes contactar con mi compañer@ [NOMBRE] en [CORREO ELECTRÓNICO y/o TELÉFONO]
No deja de ser una versión mejorada del anterior. Si tú te vas pero se queda otra persona al mando, siempre puedes ofrecer a los clientes la opción de contactar con ella. Esta tercera persona debe estar avisada de que le pueden llegar mensajes dirigidos a ti durante la ausencia.
[PERSONA] ya no trabaja aquí. Por favor, contacta con [NOMBRE] en [CORREO ELECTRÓNICO y/o TELÉFONO]. Disculpa las molestias
Se trata de un mensaje automático ante cambios en la persona que atiende a los clientes. Cuando se produce un cambio de estos, es importante avisar a los clientes y actualizar la información de contacto en todas partes. Sin embargo, siempre podemos dejar cabos sueltos o algún cliente que no conoce los cambios. Antes de que le reboten el mensaje, es preferible dejar activa la cuenta antigua un tiempo y activar un mensaje como este para que puedan contactar correctamente con nosotros.
Hemos recibido tu mensaje. Te recordamos que nuestro horario de atención al cliente es [HORARIO]
Acabamos con este mensaje que podemos utilizar en chatbots o redes sociales, pero también como respuesta a correos electrónicos. Evitamos que el cliente esté permanentemente a la espera de una respuesta, pues si conoce el horario de soporte sabrá cuándo le puede llegar. No siempre es posible ofrecer soporte 24 horas. Puedes completarlo añadiendo otras formas de contacto.
