Los cuellos de botella son un problema habitual en la gestión de proyectos, y habrá que aprender a lidiar con ellos. Se trata de algo casi inevitable, pero por suerte los podemos detectar y controlar para minimizar su impacto. Su origen puede estar relacionado con problemas en tus sistemas o un mal desempeño del equipo. Identificarlos nos ayudará a corregir estas desviaciones, pero también es importante conocer las soluciones a los cuellos de botella. Ten en cuenta que cuanto más tardes en solucionarlo, más se ralentizará la producción.
Qué es un cuello de botella
Un cuello de botella son esos puntos de congestión que provocan retrasos en el flujo de trabajo de un proyecto. Estamos trabajando a una velocidad X, pero llegados a un punto determinado sucede un problema y esta se reduce.
Si coges una botella de agua, cuando esta llega al cuello se ralentiza y pasa menos cantidad. En un cuello de botella en la gestión de proyectos pasa lo mismo. El flujo de información, productos o materiales se restringe, de modo que no podremos seguir trabajando en esa velocidad X.
Cómo detectar y solucionar cuellos de botella
En primer lugar, hay que escoger una metodología de gestión de proyectos correcta, y conocer el origen del cuello de botella. Cuando este está causado por el desempeño de los trabajadores, hay que saber por qué no es el correcto.
¿Qué dificultades tienen para completarlo? La falta de recursos en la gestión de proyectos o una mala comunicación pueden ser los culpables. La otra opción es un cuello de botella debido al uso de sistemas o programas obsoletos o lentos, que acaban ralentizando el flujo de trabajo. Una impresora lenta o un archivo manual pueden provocar grandes cuellos de botella.
No hace falta demasiado para identificar los cuellos de botella de un proyecto empresarial. Situaciones como la acumulación de productos en la línea de montaje son buena muestra de ello. Aun así, hay tres señales inequívocas de que se produce un cuello de botella, sobre todo en los procesos comerciales:
- Tiempos de espera prolongados: ya sea porque no nos llega la información que hemos pedido, los informes se retrasan, los materiales no llegan a tiempo… Esto nos impide trabajar a la velocidad deseada.
- Trabajo atrasado: hay una gran cantidad de trabajo acumulado en uno de los extremos del proceso, pero no en el otro extremo.
- Alto nivel de estrés: trabajadores que no pueden continuar con su parte del trabajo, sabiendo que están reteniendo a los compañeros. Algo frustrante, que crea ansiedad.
Una vez identificados en las diferentes fases de la gestión de proyectos empresariales, habrá que proponer las soluciones a los cuellos de botella. Por una parte, está la asignación de recursos. Puedes dedicar más esfuerzo humano o tecnológico a la realización de las tareas donde se genera el cuello de botella. Otra de las soluciones que tenemos sobre la mesa es la automatización de procesos y actualización de software y otras herramientas para trabajar más rápido.
Procesar el trabajo en lotes puede ser otra forma de reducir los cuellos de botella y reducir el tiempo de espera del cliente. Dentro del plan para hacer frente al cuello de botella hay que incluir la evaluación del desempeño de nuestra plantilla. Nos indicará si los trabajadores están capacitados o no para completar sus tareas, pero también podemos anticiparnos -que no prevenir- a los cuellos de botella para minimizar sus daños.
Ejemplos de cuellos de botella
Los cuellos de botella pueden surgir en cualquier momento del proceso. Una rotura del stock de materias primas lo generará. También la avería de una máquina, el hecho de que estas no admitan más capacidad o un volumen de ventas bajo. Son situaciones que se producen con cierta frecuencia y que suponen cuellos de botella que impiden progresar a nuestro negocio.
