Tu empresa funciona como debía: sabes las necesidades que cumple y los problemas que resuelve. No obstante, te has olvidado de uno de los grupos más importantes de ella: tus empleados. Diseñar el área de empleados de tu empresa es fundamental para que se sientan a gusto, tranquilos y confiados. ¿Quieres saber por qué y cómo hacerlo? ¡Lee y te damos los tips que necesitas!
Qué es el área de empleado y por qué es importante
El área de empleado es una de las herramientas que sirve en la empresa para crear una conexión entre trabajador, empresa y mediando entre personal de Recursos Humanos. Se trata de un portal de empleados en el que no solo se hacen gestiones de fichaje de entrada-salida, sino también realizar múltiples gestiones de recursos humanos.
Este portal es de suma importancia tanto para la empresa, como para los empleados que buscan tener un mayor control de la información personal y laboral de cada uno de ellos. Un área de empleado eficaz sería capaz de poder dar al usuario la posibilidad de automatizar, programar y optimizar procesos, así como facilitar su día a día en la empresa.
Como mínimo, las funciones que deben incluir son las siguientes:
Datos personales del usuario
Además del nombre, DNI y correo, se deben incluir información de contacto, fecha de nacimiento, cuenta corriente y otros datos como el estado civil o número de hijos que pueden afectar al salario o tipo de contrato del trabajador.
Días de trabajo y días libres
Muchas empresas optan por colgar el calendario laboral de sus empleados en esta plataforma. Aunque muchos trabajos tienen un horario fijo, muchos otros tienen la necesidad de indicar qué días trabajan y qué días tienen de descanso. También es una buena opción incluir los días que pueda cogérselo como libre, bajas por maternidad u otras gestiones como baja por enfermedad.
Documentos necesarios
En esta parte se incluyen además de horarios, la nómina, los turnos, documentos para entregar, etc. Es una buena alternativa para centrar toda la información importante en un único espacio.
Gestión de vacaciones
Si el empleado necesita solicitar días de vacaciones, el área de empleado es un buen lugar para poder realizarlo (siempre y cuando cumpla con las pautas que se le indicó a la firma de su contrato). Si se incluye un calendario, podrá observar qué días escoger de una forma más práctica e intuitiva.
Consultas
Se pueden incluir dudas tanto al personal de recursos humanos como aquellas consultas que impliquen gastos a la empresa y necesitan su aprobación (como dietas por almuerzos, tickets de compra, gasolina, etc).
Consejos para diseñar la mejor área de empleados
Ahora bien, diseñar un portal de empleados perfecto es una tarea complicada ya que, además de cumplir con las funciones anteriores, debe respetar la experiencia del usuario en el sitio. Los consejos que te damos son los siguientes:
Fácil de usar y buena experiencia
Debemos entender que no todas las personas que van a utilizar nuestro portal tendrán el mismo nivel de educación en tecnología, por lo que debemos hacer fácil de usar y que cuando se navegue por ella dé una buena experiencia. Debe ser útil, eficaz para lo que el usuario va a realizar y sin complicaciones.
Accesible
Esto implica que debe estar adaptado a todo tipo de personas, sin ninguna discriminación, y que no existan limitaciones de dispositivo (que se pueda entrar desde móvil y ordenador por igual).
Que contemple actualizaciones
Si se ha indicado nuevas funcionalidades o nuevas premisas, deberán estar contempladas en el área correspondiente. Lo más habitual es crear mensajes de notificación para que el usuario sepa de qué hablamos.
Segura
Debe transmitir seguridad además de tenerla. Si tenemos información tan personal como la de nuestros empleados, su nómina o cuánto gana, debemos tener claro que la web o la app debe estar asegurada con los protocolos oportunos.
Contar con opinión de nuestros empleados
Por último, no debemos olvidar que es algo específico que entregamos a ellos, por lo que debemos contar con su opinión para incluir mejoras, actualizaciones o puntos que tratar.
