Partiendo de la premisa de que la empresa busca vender la mayor cantidad de un producto en busca del mayor beneficio posible, la compañía se divide en diferentes departamentos, cada uno con una función concreta pero conectados entre sí. Uno de estos departamentos es el de administración, que muchas veces comparte responsabilidades con el de contabilidad, dando paso al departamento de administración y contabilidad. Aunque en cierto modo ambos se dedican a cuestiones económicas, no tienen exactamente las mismas funciones.
¿Qué hace el departamento de administración?
Como su propio nombre indica, el departamento de administración tiene unas funciones de carácter administrativo dentro de la empresa. Por eso, es el departamento que se encarga de recibir las facturas de los proveedores y emitir las facturas a los clientes. Así, cuando un departamento como el de compras solicita la adquisición de materias primas, tecnología o incluso capital humano, administración tiene que dar el visto bueno y es el encargado de recibir la factura y pagarla. Lo mismo pasa al cerrar una venta, desde ventas remiten al cliente a administración para que le hagan la factura.
Esta gestión de cobros y bancos también incluye a la plantilla. A final de mes, administración suele ser el departamento que emite las nóminas de los trabajadores. Es el departamento responsable del control y la tramitación de cualquier incidencia del personal, de entregar los comprobantes de pago a los empleados de la compañía y de recabar las firmas en las nóminas del personal de la compañía. De este modo, administra los recursos humanos y financieros que tiene la empresa, muchas veces junto al departamento de recursos humanos.
La gestión y liquidación de impuestos también debería ser responsabilidad del departamento de administración de la empresa. Cualquier sociedad, por pequeña que sea, está obligada a pagar unos impuestos periódicamente y administración es el departamento que debería ocuparse de ellos. Más allá de pagar, debería llevar el registro de todos los impuestos y el control de toda la documentación relacionada con el objetivo de poder justificar cualquier pago cuando se lo requieran.
Otra de las funciones del departamento de administración es el control de los movimientos bancarios de la empresa. Solo así podrá gestionar correctamente los recursos económicos de la compañía, incluidas el resto de funciones que acabamos de ver como el pago de nóminas o la compra y almacenamiento de materiales, mobiliario o equipo. No solo se encarga de comprar y guardar estos elementos, también debería ser el responsable de asignar recursos disponibles a las diferentes áreas de la empresa.
Diferencias entre administración y contabilidad
No vamos desencaminados si decimos que el departamento de administración es el que administra los diferentes recursos que tiene la empresa, especialmente los económicos. Por es deberíamos diferenciar entre administración y contabilidad, un departamento más enfocado a cuestiones contables y financieras, a pesar de que muchas veces trabajan codo a codo, incluso dentro de un mismo departamento, aunque en la práctica desempeñan funciones diferentes. Contabilidad de ocupa del control de los apuntes contables, cierres, obligaciones registrales o la preparación y el pago de impuestos.
Sobre esta última función del departamento de contabilidad conviene destacar que su misión será la preparación, rellenar los modelos tributarios y calcular la cantidad a pagar, pero al final remitirá el documento a administración para que se ocupe del pago. Igual que pasa con el resto de departamentos de la empresa, es imprescindible que el equipo de administración -o administración y contabilidad- sea capaz de mantener una comunicación constante y fluida con el resto de equipos de la empresa para coordinarse de la mejor forma posible y ofrecerle los mejores resultados a la compañía.
