Todo proyecto o investigación necesita una justificación, esas razones que explican la necesidad de llevar a cabo ese trabajo. Muchas veces, la justificación será un requisito indispensable para que la dirección de la empresa acepte nuestro proyecto, pero además nos puede servir para presentar el proyecto. Vamos a descubrir cómo hacer la justificación del proyecto, un documento que debería tener una extensión de 2 a 4 páginas, salvo que la normativa interna o la idiosincrasia del proyecto o investigación nos exijan una extensión mayor.
¿Qué incluir en la justificación de un proyecto?
Si has decidido apostar por un proyecto y vas a presentarlo a tus superiores es porque antes lo has analizado, y probablemente hayas contestado a una serie de preguntas que nos sirven para justificar la realización del proyecto. A continuación, repasamos las principales cuestiones que debes tener en cuenta en tu justificación:
1. El análisis de tus competidores
La primera de todas ellas debería tener que ver con el análisis de la competencia de una empresa, es decir evaluar qué tipo de competencia tiene, real o potencial, es decir las implicaciones a corto, medio y largo plazo. Si la competencia es real será porque nos permite cubrir las necesidades del momento actual, si es potencial las competencias son de futuro.
2. La finalidad del proyecto
Resuelta esta cuestión, pasamos a preguntarnos por qué se va a hacer, la necesidad de sacar adelante el proyecto. La otra pregunta clave es para qué se va a hacer, la finalidad que perseguimos con este proyecto. Llegados a este punto, conviene resaltar que es interesante hacer un proyecto proactivo, de forma que los diferentes miembros del equipo trabajen en un documento compartido para definir la necesidad y finalidad del proyecto que aparecerán en el documento de justificación, de modo que la información sea clara.
3. ¿Qué utilidad tiene?
Ya tenemos prácticamente resuelto el inicio de la justificación del proyecto, pero todavía otros dos interrogantes que deberíamos despejar. El primero es qué problemas resuelve, la utilidad que tendrá el proyecto para la sociedad; el segundo tiene que ver con el ciclo de vida del proyecto, es decir, qué exigencias tiene, cómo lo vamos a hacer y los medios (humanos, técnicos, económicos, temporales) que vamos a necesitar para desarrollarlo. A partir del desarrollo de la respuesta a estas cinco cuestiones, podemos completar la justificación de cualquier proyecto.
4. La explicación de los objetivos
Gracias a la respuesta a todas estas cuestiones, podremos definir el objetivo general y los objetivos secundarios del proyecto con la mayor precisión posible. Una buena definición y justificación de estos objetivos dota a nuestro proyecto de mayor rigor y seriedad, lo que jugará a nuestro favor a la hora de que nos autoricen a seguir adelante con el proyecto. No hace falta decir que seguiremos unos objetivos ambiciosos, aunque hay que ser realistas en todo momento y no generar unas expectativas que sabes que tu proyecto no podrá cumplir.
Características de la justificación del proyecto
Ya hemos visto que, salvo en circunstancias excepcionales donde tengamos que superar ese límite, el documento no pasará de las 4 páginas. Un documento de una sola página es una justificación algo pobre, así que iremos un poco más allá. Otro de los requisitos básicos para que tu justificación sea tenida en cuenta es un enfoque claro. No nos podemos andar con rodeos, hay que definir muy bien las razones que nos llevan a plantear este proyecto a la empresa y explicar por qué lo vamos a hacer.
También debe tratarse de un proyecto con una aplicación real. Esto significa que debe cubrir una necesidad o demanda clara, que debe haber alguna razón objetiva que nos exija sacarlo adelante. Por último, conviene hablar del objetivo concreto. Antes hablábamos de objetivos principales y secundarios, pero todo proyecto empresarial necesita un objetivo final, al que se le suman los secundarios.
Y recuerda: Si no tienes muy claro el objetivo concreto de tu proyecto, será muy difícil que puedes justificar su realización ante nadie.
