El One to One Meeting es un tipo de reunión de trabajo entre tu empleado/a y tú que se caracteriza por ser breve, cercana y distendida. En las reuniones One to One se repasan las prioridades de la semana, se definen los objetivos empresariales y personales y, en definitiva, se habla sobre cualquier cosa que pueda preocupar al trabajador. En una reunión One to One el protagonista es el trabajador. Estas reuniones son muy útiles para mejorar la comunicación con los trabajadores y hacer un seguimiento más personalizado y cercano de las tareas y prioridades. Se recomienda hacer una reunión One to One una vez a la semana sin sobrepasar los 15 minutos aproximadamente de rigor.
¿Cuándo plantear una reunión One to One?
Siempre que quieras ponerte al día con algún empleado, planificar el trabajo de la semana o repasar el cumplimiento de los objetivos marcados de manera individual, puedes organizar una reunión One to One de unos quince minutos de duración aproximadamente. Para hacer un seguimiento del trabajo de tus empleados y mantener la motivación de todos y cada uno de ellos es conveniente plantear una reunión One to One a la semana.
¿Cómo preparar un One to One Meeting?
Aunque estamos hablando de una reunión corta con carácter distendido, es importante que prepares mínimamente la One to One meeting y, lo más importante, no pospongas el encuentro por otra necesidad empresarial.
- Busca una fecha y un momento del día que le venga bien al empleado para programar la reunión One to One.
- Antes de realizar la reunión, avisa a tu empleado de los puntos clave que se van a tratar en el encuentro. De esta manera le darás la oportunidad de que pueda prepararse la reunión. También puedes hacer un ejercicio de “refrescar la memoria” y revisar los objetivos marcados en reuniones anteriores; así podéis ir al grano directamente.
- Durante el encuentro debes definir los objetivos de tus empleados de cara a la siguiente reunión.
¿Qué decir en un One to One en el trabajo?
La transparencia y la empatía son dos factores imprescindibles para que tu reunión One to One sea un completo éxito y no una pérdida de tiempo. Tus trabajadores deben sentir que están en un entorno seguro para poder hablar con honestidad sobre los temas marcados. Es posible que durante esta reunión se aborden cuestiones complicadas -una bajada de rendimiento, no haber cumplido X objetivo, una pérdida de ingresos, una preocupación del empleado…- y por ello debes mostrarte cercano y asegurarte de que tu trabajador tenga clara la “hoja de ruta” de lo que tiene que hacer tras el encuentro.
Aunque la One to One meeting dure poco, no puedes basarla únicamente en temas puramente laborales.
Por otro lado, dado que el empleado es el verdadero protagonista de esta reunión, debes pedirle feedback de tu papel como jefe o responsable de proyecto. Para que esta reunión tenga éxito tú también debes estar dispuesto a escuchar feedback sobre tu trabajo e incluso a aceptar mejoras y propuestas. Esta comunicación bidireccional mejorará sustancialmente vuestra relación de jefe/empleado y suavizará las diferencias jerárquicas que existen entre ambos.
