La contratación de un trabajador siempre es una excelente noticia para cualquier emprendedor, pero implica una serie de exigencias como la redacción de una nómina. En las grandes empresas, esto es cosa del departamento de administración pero está claro que en una pyme este departamento tiene un coste inasumible, por lo que probablemente seas tú el encargado de hacer la nómina. Si no sabes cómo hacerlo, a continuación te explicamos cómo hacer la nómina de tus empleados paso a paso.
¿Qué tener en cuenta al hacer la nómina?
A la hora de preparar la nomina hay una serie de aspectos que debes tener en cuenta, empezando por el tipo de contrato que tiene. El porcentaje de cotización a la Seguridad Social o la retención del IRPF dependen del tipo de contrato. Su situación personal (casado, hijos) también afecta al cálculo del IRPF. La categoría profesional y el grupo de cotización del trabajador también tienen su efecto a la hora de calcular la base de cotización al a Seguridad Social, y no podemos pasarlas por alto.
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Por su parte, el convenio colectivo que se aplique al sector tiene una importancia capital sobre los complementos salariales que vaya a percibir el empleado, como las horas extra o las dietas. Otro de los aspectos que tendremos en cuenta son las pagas extra. Hay empresas donde se prorratean y hay empresas donde se da la parte proporcional, pero en ambos casos la paga extra también influye en la aplicación del IRPF. Finalmente tenemos la cuestión de las bajas (médica, maternidad o paternidad), que también influyen en la nómina.
Prepara la nómina del trabajador
Cuando tengas claros todos estos datos, puedes empezar con la preparación de la nómina, que se divide en tres partes. La primera de ellas es el encabezado, donde deben aparecer el nombre de la empresa (nombre legal, domicilio fiscal, CIF y código de cuenta de cotización), los datos del propio empleado (nombre completo, DNI, número de afiliado a la Seguridad Social, categoría o grupo profesional, grupo de cotización, fecha de antigüedad o ingreso y código de contrato) y el periodo de liquidación (fecha de inicio y fin y total de días).
En la sección de los devengos aparecen todos los conceptos salariales que el empleado ha generado durante el mes trabajado sin que se aplique ninguna deducción. Su suma es el salario bruto del empleado, y se dividen entre percepciones salariales y no salariales. En las primeras figuran el sueldo base, complementos, horas extra, pagas extra y mejores voluntarias mientras que en las percepciones no salariales, que no cotizan a la Seguridad Social, aparecen indemnizaciones, dietas, kilometraje o pluses de transporte.
Por último, está el apartado de deducciones. Todas las nóminas tienen cinco deducciones que se tienen que calcular de forma individual y luego se suman para obtener el total a deducir. Esas cinco deducciones son las aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social y recaudación conjunta, IRPF, anticipos, valor de los productos recibidos en especie y otras deducciones (préstamos, cuotas sindicales, etc.). Restando las deducciones al salario bruto se obtiene el sueldo neto del trabajador.
Plantilla para nóminas
Si no quieres estar repitiendo el proceso una y otra vez, te recomendamos utilizar una plantilla para el cálculo de las nóminas -siempre se hace igual-. Con la plantilla nómina de Emprendepyme puedes crear todas las nóminas de los trabajadores y controlar el coste salarial de la empresa, todo ello de forma muy simple y eficiente. La plantilla es un Excel donde solo tienes que introducir los datos. Además, puedes generar una base de datos con todos los trabajadores, lo que te facilitará en gran medida la preparación de las nóminas.
