El camino que las empresas han de recorrer para llegar hasta el éxito no es fácil. Para lograrlo, no deben dedicar todos sus recursos únicamente en ganar más y más dinero. El trabajo de la empresa se sienta sobre la base de un proceso de gran calidad, abogando por la excelencia gerencial y, en definitiva, conseguir sus objetivos de la manera más eficaz y eficiente posible.
Uno de los modos que tienen las empresas para controlar y valorar sus operaciones internas, es a través de la auditoría operacional. De los diferentes tipos de auditorías que existen, esta brinda el modo de cómo utilizar los recursos de manera eficiente y maximizar y fortalecer el desarrollo del negocio.
¿Qué es la auditoría operacional?
Los procesos que se dan diariamente en una empresa pueden llegar a ser muchísimos. Y, obviamente, desde gerencia, es casi imposible poder controlar todo y asegurar la perfección en la operativa diaria. De ahí, surge la necesidad de la auditoría operativa. Ésta se trata de la evaluación total o parcial de los procedimientos de un negocio. Pero, ¿con qué fin? Con el objetivo de auxiliar a la dirección a eliminar las deficiencias gracias a unas determinadas medidas correctoras.
Asimismo, gracias a la auditoría operacional, una empresa ahorra mucho en costes, pues la rápida detección de errores, permite que se corrijan de manera prácticamente inmediata y evita que afecten durante demasiado tiempo a cualquier proceso. Se trata de prevenir y actuar a tiempo, evitando una situación o problema mayor.
La auditoría operacional ayuda a la dirección a detectar y corregir deficiencias en los procesos del negocio.
En definitiva, a través de la auditoría operativa, lo que se pretende es evaluar y valorar el cómo se están llevando a cabo las actividades dentro del entramado interno de una empresa, de si los recursos se emplean de manera adecuada y, de este modo, concluir si las políticas y procedimientos que se desarrollan son o no aceptables. La auditoría operacional nos permite analizar y evaluar todas las decisiones y estrategias tomadas en el plan de operaciones, con el desarrollamos el proceso productivo de la empresa.
¿Qué es un auditor de operaciones?
Un auditor de operaciones es el especialista encargado de medir la eficacia, eficiencia y situación económica y financiera de las empresas. Este analiza los controles operativos y sistemas sobre todas las áreas revisadas que pueden ir desde: compras, recepción y envío de productos, canales de distribución, cartera de clientes, control de salarios, gastos operativos, etc…
Los auditores de operaciones pueden ser tanto internos como externos, dependiendo de las necesidades y tamaño de la empresa.
Objetivos de la auditoría operativa
La auditoría operativa es una gran alternativa para detectar deficiencias a tiempo y transformar la actividad de la empresa en un proceso rentable, que es al fin y al cabo lo que más interesa a una empresa: hacer más con la menor cantidad de recursos posible.
Entonces, ¿cuáles son los objetivos de la auditoría operacional?:
- Analizar aspectos administrativos, gerenciales y operativos sobre los que se realizarán las modificaciones oportunas con tal de mejorar la operativa empresarial.
- Identificar qué áreas deben reducir costes y dar apoyo a los procesos con mayores necesidades.
Son muchas las empresas que van mal, pero no saben detectar el motivo. Ahí es donde entra en juego la auditoría operacional. Ésta permitirá detectar el punto flaco del negocio con total certeza, establecerá las medidas a las que debe acogerse la empresa y, así, lograr finalmente remontar y conseguir con éxito sus objetivos.
Ventajas y desventajas de la auditoría operacional
En cuanto a las ventajas de que la empresa se someta a una auditoría operacional, encontramos:
- La empresa obtiene una opinión objetiva y realista. Esto tendrá efectos importantes en el control de inventarios a corto/medio plazo: incremento de la producción, rapidez en ventas (plan de ventas), reducción de costes, etc.
- Ahorro de dinero a largo plazo. Se trata de una gran inversión, pero con grandes resultados positivos visibles a lo largo del tiempo.
Las desventajas de la auditoría operacional:
- Es un proceso que cuesta dinero, por lo que muchas empresas se muestran reacias o, simplemente, no se lo pueden permitir.
- Se requiere de un periodo de tiempo relativamente largo para completarse, puesto que se trata de un análisis y examen exhaustivo de la operativa de la empresa con el que detectar mejoras productivas.
- Dificultad a la hora de encontrar las deficiencias importantes.
Razones para realizar una auditoria operativa
El objetivo de una auditoría operativa es en última instancia, optimizar la eficiencia de la empresa.
Al auditar las políticas y los procedimientos internos de la empresa, ésta puede identificar los puntos problemáticos y funcionar con mayor eficacia. Los resultados obtenidos en la auditoría son muy útiles para el equipo directivo, que puede adoptar estas recomendaciones para racionalizar los procesos futuros.
He aquí tres de los principales resultados de una auditoría operativa exitosa:
Maximizar la eficiencia: Obtener una mayor comprensión de cómo las futuras políticas y procedimientos pueden aumentar la eficacia.
Comprender los riesgos: Las empresas corren muchos riesgos operativos, que van desde cuestiones de salud y seguridad hasta amenazas cibernéticas. Una auditoría operativa completa identifica riesgos como éstos, así como posibles problemas relacionados con el fraude y el cumplimiento.
Poner a punto los controles internos: Al examinar cada paso del proceso operativo, una auditoría puede profundizar en el impacto de cualquier cambio en los controles internos.
Proceso de la auditoría operativa
Una reunión de preauditoría sienta las bases del proceso de la auditoría operativa, en esta fase preliminar, el auditor se sienta con el equipo directivo para reunir la información pertinente.
La recopilación de información sobre los antecedentes de la empresa ayuda a identificar las áreas de preocupación o los retos específicos del sector que deben abordarse. En esta fase preliminar, el auditor también explicará a fondo el proceso de auditoría a los directivos.
A continuación, el auditor puede realizar entrevistas con los directivos que controlan las áreas de riesgo potencial. A partir de los puntos problemáticos encontrados, el auditor finalmente redacta un informe de auditoría integral. Las visitas de seguimiento pueden ayudar a perfeccionar cualquier problema en curso con los nuevos sistemas o controles.
