Time blocking: organiza tu calendario en bloques de tiempo

Pau Sisternas

El time blocking en una estrategia de gestión del tiempo donde dividiremos la jornada en varios bloques de tiempo. En cada uno se incluirán una serie de tareas, donde lógicamente se da prioridad a las tareas más importantes y urgentes. De este modo, sabremos qué hacer y cuándo hacerlo, en vez de enfrentarnos a largas listas de tareas pendientes. Al contar con un espacio asignado a cada tarea, nos podemos centrar en ella, sin distraernos. El resultado será una mejora en nuestro rendimiento. A continuación, veremos qué implica un calendario dividido en bloques de tiempo y algunos tips para implementar el método de time blocking en tu equipo; como por ejemplo cómo ser más productivo con la técnica de time batching, organizar las tareas por colores, tiempo para imprevistos y mucho más. No te los querrás perder, te garantizamos que, además, es una excelente método de gestión del equipo.




Organiza tus tareas por bloques

Qué implica un calendario dividido en bloques de tiempo

El time blocking implica un registro temporal de nuestras actividades. Podrás planificarte mejor, de modo que disfrutarás de más tiempo libre, tendrás más facilidades a la hora de conciliar la vida personal con la profesional y/o académica. Esta metodología nos ayuda a concentrarnos mejor, ya que evitamos la saturación propia del multitasking, y evitamos procastinar. De este modo, deberías poder resolver todas tus tareas en el tiempo adecuado. Algo que, sin duda, nos ayuda a mejorar nuestra satisfacción personal.

Tips para implementar el método de time blocking en tu equipo

¿Quieres implantar el time blocking de forma efectiva? A continuación te proponemos una serie de consejos para introducir el time blocking en tu equipo. Nos referimos al ámbito profesional, pero estos consejos y trucos se pueden aplicar al ámbito doméstico, a nuestro día a día, si nos queremos organizar con base en bloques de tiempo. Presta atención a estos trucos:

  • Batching de tareas: esta técnica nos permite agrupar tareas similares en un mismo bloque. Así, nos evitamos el tiempo que se pierde de un bloque a otro, por ejemplo, revisando el correo electrónico, analizando las interacciones en redes sociales, etc.
  • Los microboloques, prohibidos: si apostamos por el batching de tareas, no hay tiempo para bloques de 10 minutos. Precisamente queremos evitar el cambiar de tarea continuamente, así que podemos tener un máximo de 3 bloques grandes en todo el día, y alguno más pequeño para tareas secundarias.
  • Actividades relevantes y momentos de más concentración: siempre es interesante colocar las tareas más importantes en los momentos de más rendimiento. Todo depende de la persona, pero estas suelen coincidir con la primera hora de la mañana. En cambio, las tareas secundarias podemos situarlas en momentos de menos concentración, por ejemplo a última hora o después de comer.
  • Tareas por colores: utilizar un esquema cromático os ayudará a ti y a tu equipo a identificar tareas en función de su urgencia. Por ejemplo, las importantes y urgentes pueden aparecer en rojo, las urgentes no importantes en naranja, las no urgentes pero importantes en amarillo y aquellas ni urgentes ni importantes en verde. Puedes utilizar un color adicional para las pausas, otro para las reuniones o un color extra para aquellas tareas no clasificadas. Puedes emplear la matriz de Eisenhower para definir si las tareas son importantes, urgentes o ninguno.
  • La estimación del tiempo: al principio, te costará calcular el tiempo que te llevará completar una tarea. La mejor estrategia para evitar estresarte al principio es no usar demasiados bloques en un solo día. Es preferible que nos sobre algo de tiempo para adelantar futuros bloques a quedarnos cortos y no llegar.
  • Deja tiempo para imprevistos (y sé flexible): al hilo de las dificultades para estimar el tiempo que vamos a tardar, no podemos pasar por alto los imprevistos. Precisamente se llaman así porque llegan en el momento menos esperado, y seguramente el peor. Tareas que se alargan, algunas que surgen de la nada… Por eso, al planificar tendremos en cuenta esta posibilidad. La flexibilidad es un arte que debemos dominar.
  • Prepara a tu equipo para el time blocking: si decidís adoptar esta forma de trabajar, se producirá un gran cambio en la cultura corporativa. Tu equipo tiene que estar preparado para ello, asegúrate de formarlos en time blocking, explicar bien sus principios, cómo funciona... y de que cada uno sea capaz de planificarse en bloques. ¡Planificar bien no es tan simple como parece!
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