¿Quieres mejorar tu productividad y no sabes cómo? La clave puede estar en la técnica del time batching o batching de tareas. Uno de los grandes hándicaps a los que nos enfrentamos en nuestro día a día son las distracciones, que nos acechan desde todos los frentes. En especial, cuando trabajas con el ordenador o pegado a tu móvil. Una distracción que interrumpen nuestro trabajo, de modo que no le damos continuidad y nos impiden alcanzar nuestros objetivos diarios. El time batching nos ayuda a evitar estos inconvenientes. ¿Cómo? Pues, ya que es una técnica de planificación de tareas, permite que el trabajador las haga en un determinado tiempo. A lo largo del artículo te explicaremos mejor y te aclararemos los pasos para la implementación de este método y gracias a eso, podrás efectuar una mejor gestión del equipo. ¿A qué esperas? ¡Toma nota!
Qué es la técnica de time batching
El time batching es una técnica que consiste en planificar y agrupar las tareas para completarlas de un modo más efectivo. Este concepto hace referencia a “lotes de tiempo”, lo que nos permitirá manejar nuestro tiempo de modo mucho más eficiente. El objetivo es crear lotes de tareas que se pueden realizar conjuntamente y asignar un horario específico para poder completarlas. Se trata de una estrategia que podemos aplicar en nuestro día a día laboral, pero también en nuestra vida privada.
Visto así, es fácil confundir time batching y time blocking. Se trata de dos metodologías diferentes, pero que se pueden complementar a la perfección. Es más, el time batching nos puede ayudar a desarrollar el time blocking. En esta última, se bloquean diferentes momentos del día para llevar a cabo diferentes tareas que pueden estar relacionadas o no. La clave del time batching es precisamente que las tareas siempre están relacionadas. Por ejemplo, emitir facturas y revisar su pago, responder al correo electrónico y a las redes sociales corporativas, etc.
Pasos para implantar el tiempo de dosificación de tareas
El time batching tiene incontables beneficios que redundan en la mejora de la productividad, como pueden ser la mejora de nuestro enfoque o el ahorro de tiempo. Además, es una forma de reducir el estrés al agrupar nuestros objetivos y ganar tiempo libre, sin olvidar que se acaba con el desorden psicológico que podamos tener. Si tú también quieres aplicar el time batching para ganar productividad en el trabajo, te explicamos los 5 pasos para implantar el time batching:
- Lista de tareas: en primer lugar, tenemos que hacer un listado con todas nuestras tareas. Según la capacidad de planificación que tengas, pueden ser tareas mensuales, semanales o incluso diarias.
- Funciones: clasifica las tareas de tu lista en diferentes categorías según resulte más fácil agruparlas. Se trata de un paso fundamental en el time batching, pues agrupar correctamente las tareas es lo que nos permitirá marcar la diferencia. Para ello, agrúpalas por funciones y señala aquellas que tienen objetivos en común o se pueden hacer de forma simultánea.
- Agrupación por bloques: el tercer paso del proceso será agrupar las diferentes tareas en bloques en función de los resultados del paso dos. De este modo, también reducimos las tareas de nuestro día a día: lo que antes podían ser cuatro tareas pequeñas, ahora son una.
- Asignar el tiempo: ¿cuánto tiempo tardarás en completar una tarea? Asegúrate de ser lo más realista posible en el momento de estimar el tiempo que te llevará una tarea, no podemos quedarnos cortos, pero tampoco debería sobrar demasiado tiempo. Además, siempre hay que dejar cierto margen para los imprevistos que puedan surgir y tratar que sus efectos en la planificación sean lo más suave posible.
- Calendario de tareas: ya tenemos los bloques, ya hemos estimado el tiempo que nos llevará dar por concluida la tarea, así que solo nos falta plasmarlo en el calendario. Para ello, nuestro principal criterio será la urgencia y prioridad de cada bloque. Colocaremos aquellos más urgentes al principio, los prioritarios deberán corresponder a aquellos momentos en que somos más productivos.
