Calculas que una tarea te llevará X tiempo, pero acaba alargándose y dura el doble. Y no te cuesta más de lo esperado, sino que acaba condicionando el resto de tu horario diario. Al alargarse una de las tareas, empezarás el resto más tarde, con lo que no podrás acabar a tiempo… o las tendrás que hacer deprisa y corriendo, con el riesgo que ello supone. Para hacer frente a este problema podemos aplicar la técnica timeboxing. ¿En qué consiste? En dedicarles un tiempo predefinido para completar cada tarea. A continuación te explicamos cómo implementarlo en tu empresa. ¡No te lo querrás perder!
Qué es la técnica timeboxing
Esta estrategia de gestión de tiempo consiste en establecer un bloque temporal en el que completar una tarea. Para ello, es fundamental planificar cuánto tiempo nos llevará una tarea -recopilar toda la información necesaria, aprobaciones, etc., desarrollarla y entregarla-. Con esta estrategia, no solo establecemos una meta para completar la tarea, sino que aumentamos la productividad, ya sea a nivel individual o grupal.
Precisamente una de las características del timeboxing es su escalabilidad. Podemos utilizarlo a nivel individual, por ejemplo, para planificar nuestro día de trabajo. Pero también lo puedes utilizar para organizar mejor a un equipo de trabajo. Otra de las posibilidades es utilizar el timeboxing en reuniones para asegurarnos de que se tratan todos los temas y de que estas no se alargan más de lo deseable.
A la hora de establecer los bloques de tiempo, empezaremos calculando el tiempo que nos llevará completar todo el trabajo. A partir de aquí podemos dividirlo en tareas y establecer la duración de cada uno de ellos. Habrá que decidir si los bloques son rígidos o flexibles -más adelante hablaremos de ello-, y tras completar el cronograma empezaremos a trabajar con los bloques. Evita cualquier distracción durante un bloque para centrar en la tarea: ya descansarás entre bloques.
Cómo implementar la técnica de timeboxing o un calendario timebox para tu equipo
Más allá de que todo el mundo tenga claro por qué utilizáis esta estrategia, una de las claves para que el equipo de trabajo implante con éxito el timeboxing es contar con una herramienta de gestión de trabajo para organizaros. En ella verás qué tarea hace cada uno, cómo avanza, etc., además de priorizar mejor las tareas pendientes.
La otra clave es acordar con el equipo el tiempo que durarán las tareas. Cada trabajador tiene sus tiempos, y el hecho de contar con la colaboración de los empleados nos ayuda a ajustar mejor el cronograma. Y no olvides incluir los bloques de descanso para los trabajadores. Son tan importantes como los bloques de trabajo.
Bloque de tiempo rígido vs bloque de tiempo flexible
Como decíamos en el punto anterior, una de las claves del timeboxing está en decidir si utilizamos bloques de tiempo rígidos o flexibles. La elección es muy importante, pues condicionará toda la estrategia. Como su nombre indica, los bloques rígidos son inalterables. Dedicamos el tiempo a una misma tarea, siendo una excelente opción para los perfeccionistas o para asegurarnos de que abordamos todas las tareas previstas.
En cambio, los bloques flexibles son una opción más interesante para los trabajos complejos o para aquellos cuya duración desconocemos con precisión. Si no sabes lo que te ve a llevar, quizá sea mejor apostar por ellos. También en el trabajo en equipo, pues cada integrante dispone de una mayor flexibilidad... siendo consciente en todo momento de la fecha límite para acabarla.
Finalmente, en las reuniones son preferibles los bloques flexibles para evitar cortar bruscamente un tema para pasar al siguiente punto. Eso sí, seremos flexibles hasta cierto punto: no puede acabar por comerse el resto de temas. Ten en cuenta que podemos combinar bloques rígidos y flexibles según las necesidades del momento. Únicamente asegúrate de diferenciarlos a la hora de planificar, por ejemplo utilizando colores distintos en tu cronograma.
