Las reuniones de trabajo se tratan de grupos de personas que se juntan durante un determinado tiempo con un propósito. Se tratan de un punto indispensable en todas las organizaciones puesto que pueden ser realmente beneficiosas, sirven para poner las cartas sobre la mesa, abordar temas, informar al equipo…
No obstante, las reuniones de equipo también pueden convertirse en un auténtico suplicio y ser completamente improductivas si no se realizan de la forma correcta. Para que sean un éxito deben adecuarse a la empresa y las necesidades del equipo.
¿Qué tipos de reuniones existen?
Existen diferentes tipos de reuniones de trabajo y conviene conocerlas para poder elegir la adecuada en el momento indicado para sacarles el máximo provecho. Las reuniones de trabajo pueden tener objetivos muy distintos, desde revisiones de progresos hasta brainstormings y resolución de problemas. No obstante, se pueden agrupar en 3 grandes clases:
- Reuniones de información: su objetivo es el de facilitar información al equipo, o intercambiarla, como por ejemplo las reuniones de pie. Se tratan de las reuniones más frecuentes en las empresas.
- Reuniones de acción: se enfocan a actuar sobre la información. Tienen ligar para tomar decisiones, resolver problemas…
- Reuniones de combinación: se tratan de reuniones de trabajo que combinan todo lo anterior. Se suelen dar en los equipos de trabajo en los que se trabaja por objetivos.
A parte de este tipo de reuniones también existen otras como las reuniones de innovación, las de puesta al día, reuniones de teambuilding…
Todas estas reuniones necesitan cierta planificación previa y se deben tener en cuenta aspectos como:
- ¿Cuándo, dónde y qué duración va a tener la reunión?
- ¿Qué temas se van a tratar?
- ¿Quiénes tendrán la voz en la reunión?
- Tiempo para los diferentes temas.
- Tipo de reunión.
16 temas recurrentes en las reuniones de trabajo
Ahora que ya conoces qué tipos de reuniones de trabajo existen y cuáles son sus objetivos, vamos a darte una serie de temas que se pueden tratar en una reunión de trabajo para lograr que esta sea efectiva. No obstante, estos temas variarán mucho dependiendo del tipo de empresa y del equipo.
- Actividades que se van a realizar durante la semana.
- Necesidades.
- Puesta al día en objetivos.
- Determinar planes de acción.
- Generación de ideas.
- Sugerencias y feedback.
- Resolución de dudas.
- Informe sobre incidencias.
- Estableces prioridades en las tareas.
- Dar la bienvenida a alguien al equipo.
- Seguimiento de los trabajadores.
- Promoción.
- Resultados.
- Casos de éxito.
- Informes.
- Rendimiento de productos.
Lo importante de todos estos temas es saberlos agrupar en reuniones para no utilizar más tiempo del necesario. Por ejemplo, en una reunión se pueden tratar diferentes temas que se relacionen entre ellos. Además, también es muy importante que los miembros del equipo identifiquen bien qué tema necesita ser tratado en una reunión y qué se podría solucionar con un e-mail. De esta manera conseguirás la productividad en tu equipo de trabajo.
