A veces nos encontramos que tenemos gastos cuyo pago no nos correspondería a nosotros pagarlos, sino al cliente. Pero por agilizar la gestión o por otras circunstancias es nuestra empresa la que asume dichos gastos.
Aunque se recomienda siempre tener un acuerdo por escrito con el cliente para efectuar estos pagos. De este modo podemos evitarnos futuros problemas.
Aquí se nos plantea un problema. Este consiste en cómo vamos a determinar si ese gasto se trata de gastos suplidos o si son gastos reembolsables.
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¿Qué es un suplido?
Un gasto suplido es aquella factura que aunque paguemos nosotros está a nombre de nuestro cliente. Algunos ejemplos de gastos suplidos son: pagos de tasas, seguros o portes.
En cambio, si dicho gasto va al nuestro nombre o al de nuestra empresa estaremos un gasto reembolsable. En este caso, habremos acordado con el cliente que además de nuestros honorarios por nuestros servicios, el cliente nos pagará aquellos gastos que hayamos realizado para poder realizar nuestro servicio.
¿Cómo facturar suplidos?
Para poder facturar los gastos suplidos deberemos cumplir con tres requisitos. Esto son los siguientes:
- El gasto deberá acreditarse con una factura expedida por el propio cliente. En otras palabras, la factura de este gasto deberá contener los datos de nuestro cliente y no los nuestros o los de nuestra empresa. Debemos recordar que si esta factura llevara nuestros datos estaríamos hablando de un gasto reembolsable y no suplido.
- Se ha de haber pagado el importe al que se hace referencia en la factura.
- Debemos poder justificar dicho pago. Es importante contar con esta factura para que así nuestro cliente pueda realizar las desgravaciones correspondientes.
¿Se puede hacer una factura con solo suplidos?
Por supuesto este gasto suplido deberemos incorporarlo en la factura que emitamos a nuestro cliente. Este deberá aparecer como suplido en dicha factura, pero sin aplicar el IVA ya que ya ha sido pagado y sin retención.
Asimismo, deberemos adjuntar el original de la factura del suplido para justificar dicha operación. Aunque deberemos hacer una copia para nuestro libro de registro de suplidos.
Por lo tanto, para nosotros no tendrá efecto de ingreso a efectos de IRPF o Impuesto de Sociedades. Aunque, con el fin de evitar futuros problemas, recogeremos todos los gastos suplidos en un libro de registro, utilizaremos una cuenta bancaria específica para estos, indicando que los ingresos son suplidos.
En definitiva, las facturas que emitamos con suplidos van a ir a acompañadas de nuestra base imponible a la que sí aplicaremos tanto el IRPF como el IVA. Y a esto le sumaríamos los gastos suplidos que ya han sido abonados por el cliente, pero cuya cantidad hemos adelantado nosotros.
¿Cómo contabilizar un suplido en una factura recibida?
Como hemos visto, el suplido es un gasto en el que nosotros adelantamos el pago en nombre de nuestro cliente. Pero en los datos de la factura los datos que se reflejan son de este último. Por tanto, no se suma el resto de la base imponible. Esto es que no le vamos a aplicar ni el IVA ni la retención. En cambio, lo añadimos al total de la contraprestación a nuestro cliente.
Dicho de otro modo, tenemos una base imponible de 100€ por los servicios que nosotros hemos prestado, a esta cantidad le aplicaremos el IVA correspondiente (21%) y la retención (7% o 15%), dependiendo de cada caso.
A este total le añadiremos los suplidos y adjuntaremos el original de las facturas de estos gastos para que el cliente pueda registrarlas en su contabilidad. Pero es importante que estas facturas estén a nombre del cliente, porque de lo contrario no estaríamos ante un suplido.
Debemos recordad que tenemos que guardar las copias correspondientes junto a nuestra factura para justificar los pagos ante una inspección tributaria.
