¿Qué es y para qué sirve un ERP?

Los sistemas ERP consisten en un programa que tiene acceso a una base de datos centralizada. Puede tener, además, módulos diseñados para cubrir las necesidades de cada departamento de la empresa, permitiendo crear un flujo de trabajo entre varios usuarios.

Los módulos de los que puede estar compuesto un ERP son fundamentalmente:

• Módulos básicos: obligatorios de adquirir.
• Módulos opcionales: son módulos que incorporan nuevas funcionalidades extras que no trae el paquete básico.
• Módulos verticales: están diseñados especialmente para un sector específico como puede ser la banca o la hostelería.

Los ERP se utilizan para agilizar el trabajo cotidiano, ya que al permitir comunicar en tiempo real los distintos departamentos de la empresa se produce un ahorro de tiempo considerable en comparación con el tratamiento tradicional de la información. Al permitir que cualquier persona de la empresa conozca por ejemplo el estado de un pedido desde el momento en que el cliente  lo realiza, aumenta la agilidad en su preparación, envío y facturación al cliente.

Para elegir un sistema ERP es necesario tener en cuenta lo siguiente:

• Suele estar basado en tecnología cliente/servidor, lo que nos permite elegir los equipos informáticos y los sistemas operativos que mejor nos convengan.
• Aunque algunos sistemas ERP incorporan una base de datos, si no lo trae es recomendable utilizar una de código abierto.
• Es conveniente que todas las aplicaciones tengan la misma interfaz de usuario.
• Debe ofrecer una gran adaptabilidad, esto es que permita fácilmente ser modificado para adaptarlo a nuestras necesidades.
• Su capacidad de comunicación entre departamentos debe ser muy alta.

Por todo esto, a la hora de comprar un sistema ERP debemos tener en cuenta:

• Cuáles son nuestras necesidades.
• El volumen de trabajo que nos vamos a ahorrar.
• Como se trabaja en los distintos departamentos de nuestra empresa y cuántos son.
• Y sobre todo cuál es nuestro presupuesto.

Lo más importante de todo es que la adopción de un sistema ERP impacta de forma muy alta en la forma de trabajar de los trabajadores, no sólo en los procesos. Por ello es fundamental elegir un sistema que sea útil al trabajador y que sea fácil de utilizar, ya que de lo contrario su implantación puede ser un fracaso.

Entre sus ventajas destacan:

• Integración entre la cadena de suministro, producción y ventas.
• Utiliza bases de datos compartidas.
• Evita cuellos de botella al mejorar e incluso rediseñar los procesos de la empresa.
• Facilita la comunicación entre las distintas unidades de nuestro negocio tanto a nivel local como internacional.
• Facilita la realización de reportes sobre el estado del negocio.
• Mayor seguridad y consistencia en los datos que se utilizan.

Existen también desventajas que hay que tener en cuenta a la hora de decantarnos por su implantación.

• Son sistemas muy caros y el adaptarlos a nuestra empresa supone un coste adicional también muy importante.
• El implantarlos puede suponer que debamos realizar cambios muy importantes en nuestros procesos.
• Debido a su complejidad muchas empresas no consiguen adaptarse al sistema elegido.
• El implementar un sistema ERP es un proceso que puede llevar mucho tiempo.
• El asignar personal al sistema ERP elegido supone un grave problema ya que la experiencia en estos sistemas es muy limitada.