Dentro de la gestión de un proyecto contamos con diferentes instrumentos que nos permiten saber en todo momento cómo estamos realizando nuestra tarea. Uno de ellos es el roadmap, un método con el que puedes monitorear la evolución de un proyecto a través de distintas etapas, partiendo de la concepción de la idea y finalizando en su implantación. Es una hoja de ruta, de ahí su nombre, pero hay que tener claro que no es un documento inalterable, sino que para un uso efectivo debe estar abierto a actualizaciones constantes.
Cómo desarrollar un roadmap de tu proyecto
Hay varios tipos de roadmap en la gestión de proyectos, así que antes de nada deberás tomar una serie de decisiones, como si vas a crear un roadmap detallado o simplificado, a corto plazo o pensando en el futuro, etc. En todo proyecto hay una persona que lo lidera, así que ese líder deberá esbozar un cronograma inicial que presentará al resto del equipo. Estos pueden proponer nuevas etapas, cambiar la división de tareas, etc.; pero siempre con el mismo objetivo final. Tras este proceso inicial nos podemos poner manos a la obra con el diseño del roadmap.
Aunque haya más versiones, el roadmap clásico divide el proyecto en etapas, categorías y meses. A la hora de plasmarlo en un documento puedes acudir a Excel, utilizar post-its de colores en una pared o utilizar programas específicos que nos permiten diseñarlo, pero una vez más debes tener en cuenta que sea un formato fácil de actualizar y de compartir con el resto del equipo. Tampoco vamos a perder de vista a los posibles clientes o proveedores, ya que puede ser necesario que el cliente de el visto bueno a ese roadmap.
Una de las cosas que debes hacer el preparar tu roadmap es evaluar las necesidades y prioridades más prácticas que tienes. Dicho de otra forma, decidir qué es lo más importante. En este sentido, hay que tener en cuenta también los costes que implica cada fase del roadmap y esas necesidades. El tamaño de la empresa, el sector o la idea a desarrollar influyen en los costes que tendrá, y hay que conocer bien todos los costes para ajustar el roadmap al presupuesto de cada momento y hacer cuadrar esas necesidades prioritarias con las posibilidades económicas.
Cómo aplicar el roadmap de tu proyecto
Ya hemos dicho que el roadmap de un proyecto no es un documento férreo, sino que podemos actualizarlo. Esto quiere decir que deberíamos modificar los plazos y objetivos según se produzcan los acontecimientos. En este sentido, es imprescindible haber establecido unos plazos realistas, que aparecerán en la agenda y el cronograma. Por realistas nos referimos a duración y presupuesto, ya que si no aciertas con ellos te alejarás de tu objetivo.
No olvides que hablamos de una documento que es la hoja de ruta que que nos llevará a cumplir con un objetivo empresarial, las indicaciones hasta la meta, no un documento con unos plazos que estás obligado a cumplir sí o sí. Cierto que lo ideal es cumplir con los plazos establecidos, pero en más de una ocasión las diferentes novedades que aparezcan harán que esos plazos no se cumplan, haya nuevas cosas que hacer, etc. No te preocupes por ello, es algo que pasa con los roadmaps de todas las empresas.
Para una aplicación correcta, conviene elegir a un líder que sea el encargado de supervisar como se desarrolla el roadmap. Más allá de asegurarse de que se cumplen los diferentes puntos del roadmap, también será el responsable de comunicar la evolución del roadmap al resto de compañeros de otros equipos o a la dirección de la empresa, para mantenerlos informados en todo momento de cómo evoluciona el proceso.
