Muchos empresarios se preguntan si deben entregar las nóminas a sus trabajadores en papel o si puede ser por correo electrónico. Lo cierto es que la legislación laboral en España no especifica el soporte en que debe realizarse el envío de las hojas de salario, aunque sí establece que los empresarios están obligados a realizar el pago de las nóminas de sus trabajadores de manera puntual y documental. Asimismo – al menos en España-, no es necesario la entrega en papel, por lo que se puede enviar por email o por intranet, siempre y cuando el trabajador pueda acceder a la misma por los medios facilitados por la empresa.
A continuación, te contamos todo lo que debes tener en cuenta para enviar las nóminas u hojas de salario en formato electrónico a los miembros de tu plantilla así como recomendaciones muy útiles para hacerlo correctamente y sin poner en riesgo la confidencialidad de tu empresa.
Consejos previos para el envío de las nóminas por email
¿Quieres enviar las hojas de salario de tus empleados por correo electrónico? Si es así, te recomendamos que prestes atención a los consejos que te indicamos a continuación:
- Informa a tus empleados de que vas a realizar el correspondiente envío de las nóminas en soporte electrónico, ya sea por medio de una reunión presencial, una videollamada grupal o un correo electrónico interno.
- Asegúrate de que cuentas con un registro de las direcciones de email de tus empleados, ya sea la cuenta personal o profesional (la que proporcione la empresa).
- Garantiza la confidencialidad de los documentos mediante contraseñas, es decir, asegúrate de que tus trabajadores deban introducir un código específico (como el número de identificación fiscal o documento de identidad) para descargar el archivo que contiene su nómina.
- La entrega de las nóminas es una obligación por ley de los empleadores. En España, el hecho de no proporcionar este documento a los empleados se considera una infracción leve, con una multa que oscila entre los 60€ y los 625€. Además, el trabajador puede interponer una denuncia ante la inspección de trabajo, o bien, solicitar judicialmente a la empresa que le aporten las nóminas.
¿Qué ventajas tiene entregar la nómina u hoja de salario por email?
Cada vez más empresas optan por el envío de las nóminas a sus trabajadores por correo electrónico o por medio de alguna plataforma online específica. Esto se debe a diferentes motivos que detallamos a continuación:
- Evita pérdidas de tiempo: el envío es más ágil y no hay que realizar labores de archivo, con el consiguiente ahorro de espacio. Tampoco es preciso dedicar tiempo a la firma de la nómina.
- Permite el ahorro económico al no imprimir: si decides enviar las hojas de salario por email, podrás ahorrar papel, sobres, tinta, tiempo del personal y muchos otros recursos.
- Resulta una de las fórmulas más eficientes en la gestión documental en la empresa.
