El comienzo de una empresa o negocio arranca con una primera fase denominada “planificación“, que es donde se aclara lo que va a realizarse. Una vez concluida esta etapa hay que continuar con la siguiente, la “organización”, que hace referencia a la manera de efectuarlo. La ejecución y la administración de una compañía sigue un procedimiento establecido mediante etapas. Para garantizar un adecuado funcionamiento del negocio hay que tener claros los principios organizativos de la empresa: objetivo, especialización, jerarquía, unidad de mando, difusión, coordinación, equilibrio y flexibilidad.
La organización de la empresa se refiere al arreglo ordenado de las funciones y recursos que se consideran necesarias para satisfacer los objetivos de la empresa. Es decir, el establecimiento de la estructura para la sistematización racional de los recursos a través de unos principios.
El objetivo es la simplificación del trabajo con una optimización de las funciones, en donde se busca que todo resulte más sencillo para los que desempeñan sus tareas en el negocio y los clientes.
En este aspecto, la importancia de la organización empresarial es muy alta por una serie de motivos:
- Contribuye a conseguir las metas deseadas.
- Permite usar mejor los recursos que tenemos a nuestra disposición.
- Ayuda a tener una mejor comunicación entre los componentes de una organización.
- Aporta los sistemas para que se puedan realizar las tareas de una forma eficiente, con el menor esfuerzo posible.
- Evita la ineficiencia de las actividades, aumentando la productividad y ahorrando costos.
- Acaba con la duplicidad de esfuerzos al conseguir aclarar las responsabilidades de cada uno.
¿Cuáles son los principios básicos de la organización?
Para conseguir unos mejores resultados empresariales hay que basarse en principios básicos de la teoría clásica de la organización escrita por Henry Fayol. Entre ellos se encuentran los siguientes ejemplos de los principios de la organización empresarial:
Objetivo:
Todas las actividades fijadas en la entidad deben vincularse con las metas que se marque la empresa. La existencia de un departamento o de un puesto de trabajo solo se puede justificar si con ello contribuye a conseguir los objetivos de la empresa propuestos con anterioridad.
La ausencia de un objetivo común, en la que cada departamento establece sus propios objetivos, puede tener como consecuencia que los objetivos de los distintos departamentos entren en conflicto. Por tanto, debe haber un objetivo para la organización.
Especialización:
Los trabajadores de una organización deben centrarse en una única actividad. Más habilidades y eficiencia conseguirá en sus labores cuanto menor sea el campo de acción que asuma. Siempre es preferible que se dedica a actividades concretas para tener mayor eficiencia.
La organización debe establecerse de tal manera que a cada empleado se le asigne una tarea de acuerdo con su habilidad y cualificación. La persona debe continuar con el mismo trabajo para que se especialice en su trabajo. Esto ayuda a aumentar la producción en la empresa.
Jerarquía:
Hay que fijar unos centros de autoridad que deben mantener una comunicación constante con el resto de áreas. La responsabilidad debe fluir desde el cargo más alto de la compañía hasta el último empleado. Hay una especie de pirámide de autoridad, en donde quede claro la función de cada uno. Esto ayuda a mejorar el control de las tareas y resultados.
El alcance de la autoridad y la responsabilidad debe estar claramente definido. Cada persona debe conocer su trabajo de forma definida. Si no se asignan claramente las funciones, tampoco será posible fijar la responsabilidad. La responsabilidad de todos se convertirá en la responsabilidad de nadie. La relación entre los diferentes departamentos también debe estar claramente definida para que el trabajo sea eficiente y fluido.
El número de subordinados debe ser tal que el supervisor pueda controlar su trabajo con eficacia. Además, el trabajo a supervisar debe ser de la misma naturaleza. Si la amplitud de control es desproporcionada, seguramente afectará a la eficiencia de los trabajadores debido a la lentitud de la comunicación con los supervisores.
Unidad de mando:
Al concretar un centro de autoridad y decisión para cada tarea, hay que establecer la figura de un único jefe o supervisor. Los subordinados deben seguir las indicaciones de un único encargado.
Debe existir una unidad de mando en la organización. Una persona debe responder ante un solo jefe. Si una persona está bajo el control de más de una persona, existe un riesgo de confusión y conflicto. Recibe órdenes contradictorias de diferentes superiores. Este principio crea un sentido de responsabilidad hacia una sola persona. El mando debe ser de arriba a abajo para que la organización sea sólida y clara. También conduce a la coherencia en la dirección, la coordinación y el control.
Difusión:
La obligación de cada posición que cubre autoridad debe ponerse por escrito a disposición de los componentes de una organización que guarden relación con el mismo. Es importante para que los empleados conozcan su margen de acción.
Coordinación:
Las distintas unidades responsables de una organización deben permanecer en equilibrio. Esto incluye por ejemplo a áreas como las finanzas, producción, mercadotecnia o recursos humanos.
Debe haber algún organismo que coordine las actividades de los distintos departamentos. En ausencia de coordinación, existe la posibilidad de que los distintos departamentos establezcan objetivos diferentes. El objetivo final de la empresa solo puede alcanzarse si se realiza una coordinación adecuada de las diferentes actividades.
Equilibrio:
Toda estructura exige que haya una un equilibrio para garantizar la eficacia global que les permita alcanzar los propósitos fijados por el negocio.
Este principio significa que la asignación del trabajo debe ser tal que a cada persona se le dé solo la cantidad de trabajo que pueda ejecutar bien. Si una persona tiene demasiado trabajo y otra tiene poco, el trabajo se verá afectado en ambas situaciones. El trabajo debe repartirse de manera que todos puedan dar el máximo.
Flexibilidad:
En toda estructura deben añadirse técnicas y procedimientos que permitan reaccionar a tiempo ante las posibles alteraciones o cambios y poder adaptarse.
La organización debe ser modificable en función de las situaciones cambiantes. Cada día hay cambios en los métodos de producción y en los sistemas de comercialización. La organización debe ser dinámica y no estática. Siempre debe existir la posibilidad de realizar los ajustes necesarios.
Estos son algunos de los ejemplos de los principios de la organización empresarial, en donde la adecuada estructura consigue una adecuada coordinación de los recursos y las tareas para conseguir los objetivos marcados durante las fases iniciales. Para crear una empresa y definir cuál es la mejor forma de organizarse, es necesario estudiar las diferentes posibilidades que existen y plasmarlas a través de un Plan de Negocios y seguir los pasos del proceso de capacitación de Recursos humanos, que describa cuáles son los pasos a seguir en el momento de tomar decisiones sobre las necesidades estructurales y de plantilla.
Plan de Organización y Recursos Humanos
