La mayor parte de los problemas de almacenamiento en las empresas tienen su origen en la falta de control de inventario. Saber si hacen falta materias primas para elaborar nuestro producto, así como cuánta cantidad de nuestro producto tenemos en el almacén es vital para una compañía. De este modo, sabrá cuándo necesita producir más para completar los pedidos o solicitar más materiales para poder fabricar sus artículos.
La tecnología nos puede ayudar a gestionar todo esto de una manera mucho más eficiente y eficaz y, además, lograremos maximizar el potencial de nuestro almacén. Tenemos que tener en cuenta que, hoy en día, llevar un inventario en papel está obsoleto. Esto es debido a que no podremos consultar en tiempo real la demanda, las expectativas que deberá cubrir el servicio al día siguiente o en la semana, etc. Por tanto, es fundamental informatizar esta área.
Para saber si un sistema de control es adecuado, este deberá:
- Identificar y coordinar el trabajo.
- Maximizar el rendimiento del almacén.
- Minimizar errores.
- Informar sobre el trabajo realizado para así tener una visión de la tarea realizada en el pasado, presente y tener una previsión de futuro.
Por otro lado, no toda aplicación informática que tenga que ver con el almacén es un WMS. No se debe confundir un WMS con un simple módulo de almacén u otro tipo de aplicación que tiene su impacto en esta área. Un módulo de control de inventario no es un WMS. Tampoco es un recurso de planificación de fabricación.
Un sistema de gestión de almacenes es un instrumento que nos va a permitir analizar las necesidades de las operaciones que se realizan en el almacén, así como nos va a proporcionar tanto herramientas como la información necesaria para una gestión del almacén más optimizada.
¿En qué consisten los Sistemas de Gestión de Almacenes?
WMS responde a las siglas en inglés Warehouse Management System (Sistema de gestión de almacenes o SGA en español). Se trata de un software que gestiona de forma centralizada las operaciones diarias de un almacén.
Los programas WMS administran la elección de tareas, el seguimiento de los niveles de inventario y la ubicación de las existencias. Estos sistemas pueden funcionar de manera independiente o integrarse en un sistema de ERP (Planificación de Recursos Empresariales).
Los primeros sistemas de gestión eran bastante limitados. Esto era debido a que sólo tenían funcionalidades sencillas como el lugar de almacenamiento. Los WMS actuales son mucho más complejos y requieren de un personal especializado. Asimismo, pueden incluir tecnologías de reconocimiento de voz, tecnología de seguimiento o de encadenamiento por Radiofrecuencia (RFID).
¿Cómo funcionan los WMS?
Independientemente de la complejidad o simplicidad de la aplicación, su función sigue siendo la misma: proporcionar la información necesaria y útil para controlar de forma eficaz todas las operaciones y movimientos que se registran a diario en un almacén.
En definitiva se trate de integrar un sistema que nos va a permitir integrar:
- Tecnología de código de barras
- Equipos de comunicaciones de radio frecuencia
- Hardware
- Software
Los sistemas de WMS pueden ser más o menos sofisticados. Pueden ser una simple forma de controlar las operaciones que se realizan en el almacén o puede ser un sistema de localización de valores que nos ayuden optimizar el espacio del trabajo o al personal.
En definitiva, este sistema de gestión de almacenes es una parte primordial de la cadena de suministro que va a permitir:
- Controlar el movimiento y almacenamiento de materiales
- Gestionar todas las transacciones asociadas (envío, recepción, entrada en stock…).
- Obtener información en tiempo real del stock y de su correspondiente utilización.
Por tanto, es una de las mejores herramientas que todo centro de distribución puede tener, ya que la principal ventaja de este sistema es que se pueden visualizar todas las operaciones en tiempo real y nos ayudarán a detectar eventualidades, crisis u oportunidades del mercado.
