La primera toma de contacto entre la empresa y el nuevo trabajador es imprescindible para establecer una buena relación laboral. Este primer paso adquiere una importancia cabal si hemos implantado el teletrabajo en nuestra empresa y los nuevos empleados se incorporan en remoto desde sus propios domicilios. Para evitar que se sientan aislados e incomunicados durante las primeras semanas, está en nuestra mano hacer un buen plan de acogida durante el teletrabajo y proporcionar las herramientas necesarias para realizar un proceso de onboarding exitoso. ¿Nuestro objetivo? Dar buena imagen y conseguir que el teletrabajador quiera quedarse con nosotros.
Consejos para integrar a nuevos teletrabajadores en tu empresa
Mantén el contacto con el teletrabajador ANTES y DURANTE la incorporación
Es muy importante que el teletrabajador no se sienta solo ni “descolgado” en ningún momento. Los días previos a la incorporación y el primer día de trabajo suelen ser momentos muy delicados para el teletrabajador, que se enfrenta a un nuevo reto laboral y quiere dar la talla desde el primer momento (con el estrés y la ansiedad que ello puede conllevar). Así pues, tenemos que mostrarnos cercanos y accesibles durante los días previos a la incorporación del teletrabajador (con un correo electrónico en el que le comuniquemos nuestras ganas por trabajar con él) y durante las primeras semanas en su puesto de teletrabajo (mostrándonos accesibles, flexibles e informativos).
Agrega al nuevo empleado al grupo de trabajo y comunica su llegada a toda la plantilla
Porque no hay nada más incómodo y desmotivador para un empleado que incorporarse a un equipo de trabajo en el que nadie sabe quién es. Esta sensación de incomodidad se genera cuando no se cuida el proceso de inducción del personal y se incrementa cuando trabajamos desde casa y no vemos a nuestros nuevos compañeros de trabajo de manera presencial. Para que esto no suceda y consigas motivar a tu teletrabajador desde el primer día puedes hacer dos cosas:
- Enviar un correo a toda la plantilla informando de la nueva incorporación. Menciona cuál va a ser su función y su rango de responsabilidad en la empresa, así como algunos rasgos característicos que le describan (información personal que te puede proporcionar el mismo empleado).
- Agrega al recién llegado en el canal de comunicación que utilices normalmente con tus empleados. Puede ser Slack, Skype o un grupo de WhatsApp -de ti depende- pero asegúrate de que el teletrabajador forma parte de él desde el primer día.
Asegúrate de que todo lo relacionado con la informática y tecnología esté solucionado
Antes de la incorporación debes asegurarte de instalar el software y el hardware que el teletrabajador pueda necesitar para realizar sus tareas, configurar su teléfono de empresa y añadir la nueva cuenta de correo al directorio de empleados o las listas de distribución. De esta manera evitarás errores de última hora que pueden dar mala imagen a la nueva incorporación.
Programa una reunión virtual con tu nuevo teletrabajador
Es posible que hayas entrevistado al teletrabajador y ya lo conozcas virtualmente, pero las videollamadas no pueden quedarse únicamente en el proceso de selección. Así pues, programa una reunión virtual en su primer día de trabajo y asegúrate de explicarle toda la información sobre estos temas:
- La historia de la empresa: No está de más que le expliques cuáles son los orígenes de la compañía. Por qué se fundó, cuáles fueron sus primeros clientes, por qué ha acabado evolucionando a lo que es ahora. Aquí le hablarás de los clientes de la compañía, de los proyectos que estáis desarrollando y del equipo que compone la compañía.
- Cultura y filosofía de la empresa: ¿Cuáles son los valores que mueven a la compañía? ¿En qué aspectos del trabajo está patente la filosofía empresarial?
- Explicar su papel dentro de la compañía: Quizá lo más importante de todo. Al teletrabajador le debe quedar bien claro qué es lo que va a hacer a partir de ahora y cuál es su rango de responsabilidad. Algunos empleados no saben qué hacer en su primer día de trabajo, y eso es porque este punto no ha quedado del todo claro.
Envía un “Kit de Incorporación de Personal” en el que figure el organigrama de la empresa
Aunque ya le has hablado sobre ello en la videollamada, es conveniente que el teletrabajador tenga toda esta información por escrito. Le resultará mucho más fácil incorporarse si tiene un listado con las fotos de todos los trabajadores de la empresa conjuntamente con sus tareas y datos de contacto. En definitiva, el kit de incorporación de personal debería dar respuesta a las siguientes preguntas básicas:
- ¿Quiénes son sus jefes y sus compañeros de trabajo?
- ¿Cuáles son las responsabilidades de su trabajo?
- ¿Dónde y cómo desempeñará sus funciones? ¿Qué herramientas y programas debe utilizar y cuáles son las contraseñas de acceso?
- ¿Cuáles son los hábitos de la empresa?
