Manual para usar el Diagrama SIPOC con 茅xito

Pau Sisternas

Una de las herramientas clave en Lean o Six Sigma es el Diagrama SIPOC. Se trata de un recurso que surgi贸 en los a帽os '80 en el marco de la Gesti贸n de Calidad Total, y que los profesionales que trabajan con estas metodolog铆as han incorporado. Se trata de un recurso que suele incorporarse en la fase de medici贸n de los ejercicios DMAIC. Si bien la informaci贸n que nos aporta es en cierto modo limitada, s铆 que nos ayudar谩 a mejorar o comprender mejor los procesos asociados a la experiencia del cliente. Para hacer un diagrama SIPOC tendr谩s que seguir 7 pasos, empezando por seleccionar y definir un proceso y cuando est茅 completo compartirlo y analizarlo. Parece complejo, pero con nuestras instrucciones, te quedar谩 claro. 驴A qu茅 esperas?




Todo lo que necesitas saber para hacer un diagrama SIPOC

Qu茅 es un diagrama de SIPOC y para qu茅 sirve

El Diagrama SIPOC es un recurso que nos permite hacer un seguimiento del proceso de negocios a trav茅s de la documentaci贸n de proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes. De hecho, SIPOC corresponde a las iniciales de esas palabras en ingl茅s: suppliers, inputs, process, outputs, customers. Al visualizar esos procesos limitando la informaci贸n a lo estrictamente necesario, la direcci贸n de la organizaci贸n puede identificar las 谩reas del proceso susceptibles de mejorar. Tambi茅n descubre las actividades in煤tiles que podemos eliminar.

C贸mo se hace un diagrama de SIPOC

A la hora de hacer un diagrama SIPOC, la l贸gica dice que empezar铆amos por los proveedores. Sin embargo, es preferible desarrollarlo a partir del proceso o a la inversa, comenzando por los clientes y finalizando en los proveedores. As铆, es m谩s f谩cil comenzar con su dise帽o. Completarlo nos llevar谩 siete pasos, vamos a ver c贸mo hacerlo a partir del proceso:

  • Seleccionar un proceso: en primer lugar, tendremos que escoger el proceso que reflejaremos en el diagrama SIPOC. Puede ser ese proceso a optimizar o uno de nueva creaci贸n.
  • Definici贸n del proceso (P): para hacer las cosas todav铆a m谩s f谩ciles, adem谩s de comenzar por el proceso, lo dividiremos en unos cuatro o cinco pasos generales. Cada uno implica una acci贸n (El cliente hace una compra). Para procesos largos, con muchas acciones, intentaremos agruparlas en una general. Por ejemplo, 鈥淓l equipo prepara el env铆o鈥 implica la recepci贸n del pedido, localizaci贸n de la mercanc铆a, su preparaci贸n o salida del almac茅n.
  • Identificar las salidas (O): de este modo, sabremos qu茅 obtenemos de los recursos invertidos a lo largo del proceso y qu茅 reciben los clientes en realidad. Por 鈥渟alidas鈥 se entienden desde materiales a productos, servicios, informaci贸n o cualquier elemento que obtengan clientes o el propio equipo interno. Las salidas deber铆an coincidir con los requisitos del cliente.
  • Identificar a los clientes (C): el 煤ltimo paso del Diagrama SIPOC consiste en identificar al cliente. Puede ser externo, pero el proceso tambi茅n puede tener como cliente al propio personal interno de la organizaci贸n. Es un punto clave, pues es el destinatario de nuestros esfuerzos.
  • Enumerar las entradas: damos un paso atr谩s respecto a la casilla de salida. Las entradas corresponden a los recursos necesarios para que funcione el proceso, y como las salidas pueden ser desde materiales a informaci贸n, productos o servicios. Conocer las entradas nos ayudar谩 a conocer mejor los recursos que necesitamos y si los proveedores cumplen correctamente su funci贸n.
  • Identificar a los proveedores (S): son los que proporcionan las entradas al proceso. Quiz谩 ahora entiendas mejor por qu茅 los hemos dejado para el final. En este punto sabremos cu谩ntos proveedores hay y si los estamos gestionando correctamente.
  • Compartir y analizar el diagrama SIPOC: el diagrama SIPOC no puede quedar en manos de la direcci贸n. Hay que compartirlo con el resto del equipo y partes interesadas para analizar c贸mo funciona el proceso de negocios, d贸nde est谩n los puntos d茅biles o qu茅 aspectos son susceptibles de mejorar.

Solo tienes que crear las cinco columnas SIPOC en un documento de texto, hoja de c谩lculo o en la propia pizarra de la empresa, y podr茅is sacar el m谩ximo partido a esta potente soluci贸n.

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