Es un hecho: la nueva ley de control horario que entró en vigor el 12 de mayo de 2019 ha obligado a todas las empresas españolas a registrar la jornada laboral de sus empleados. Aunque muchas compañías ya apostaban por este sistema y la nueva ley no las ha pillado por sorpresa, lo cierto es que buena parte de las empresas se ha visto en la tesitura de tener que escoger una solución para efectuar el fichaje de entrada y salida de sus trabajadores; una elección que no resulta nada sencilla, teniendo en cuenta el grandísimo número de soluciones para el fichaje que existen a día de hoy. Por este motivo hemos querido preparar una guía explicándote todos y cada uno de los sistemas de control de asistencia laboral disponibles en el mercado.
Soluciones manuales para fichaje de empleados: hoja y boli, plantillas
El control horario no es ninguna novedad; de hecho, muchas empresas han contabilizado desde tiempos inmemoriales los fichajes de entrada y salida de sus empleados usando el método tradicional. Así como algunos empresarios han optado por la típica hoja de papel en la entrada de la oficina para fichar en el trabajo (en la que los trabajadores firmaban cada vez que iniciaban o finalizaban su jornada laboral) otros han confiado en alguna de las muchas plantillas para control horario de Microsoft Excel o Google Docs que existen en la actualidad.
Tanto la hoja de papel como la plantilla de Excel guardan tres similitudes entre sí: es un sistema sencillo (simplemente se ha de firmar o rellenar la casilla correspondiente de la plantilla), puede resultar algo engorroso (ya que no está automatizado y el registro de los fichajes siempre se hará de manera manual) y es gratuito (a no ser, claro está, que hayas comprado una plantilla específica para llevar el control horario de tus empleados).
1. JustEXW
JustEXW fue uno de los primeros portales que se especializó en la elaboración y venta de plantillas de Excel, tanto para empresarios como para trabajadores. Permanentemente actualizados con las últimas novedades del sector y teniendo siempre en cuenta las necesidades de sus clientes, en JustEXW idearon una plantilla de control de horas en Excel práctica y sencilla que podía ser utilizada por cualquier empresa para efectuar su control horario.
Así pues, si tras la implantación del registro obligatorio de la jornada laboral quieres seguir apostando por el método más tradicional, te aconsejamos que adquieras la plantilla de JustEXW. Gracias a las 5 pestañas de esta plantilla podrás visualizar la jornada laboral de tus empleados, generar informes de trabajo, añadir departamentos y motivos de ausencia, entre otras muchas posibilidades.
2. Factorial
La web FactorialHR, que está especializada en Recursos Humanos, ha preparado una plantilla gratuita para controlar los fichajes de entrada y salida de los empleados con motivo de la nueva ley de control horario. En esta plantilla podrás incluir el nombre del empleado, el periodo de tiempo que abarca la fecha de fichaje (que puede ser de una semana o un mes) y también el nombre del departamento de tu empresa.
Eso sí; si utilizas esta plantilla para realizar el control horario de los empleados de manera gratuita tendrás que complementaria necesariamente con tu correo electrónico. Solo así podrás comunicarte con cada empleado.
Soluciones informáticas para fichaje de empleados: Apps y Software
Cada vez son más las empresas que apuestan por los horarios flexibles y la posibilidad de trabajar desde casa; por no hablar de aquellas compañías cuyos trabajadores viajan cada dos por cuestiones laborales. Ante esta tesitura, apostar por los lectores de huella digital o los controles biométricos de personal no parece la opción más acertada. Las aplicaciones que hagan posible el fichaje desde cualquier lugar del mundo serán, a nuestro parecer, la solución definitiva para estas empresas.
3. Beebole
La empresa Beebole nos presenta un sistema de control horario multi dispositivo, multi divisa y multi idioma que lo convierte en la opción perfecta para las grandes empresas que tengan sede en distintos países. Esta solución está disponible desde cualquier navegador y para todos los sistemas operativos móviles (ya sea Android o iOS) y se está integrada con las aplicaciones QuickBook, Google Suite y con un API de control de horas.
Por si fuera poco, el sistema ideado por Beebole presenta una particularidad que lo diferencia de su competencia: es compatible con la gestión de nóminas de los empleados. Desde Recursos Humanos podrán acceder a las hojas de registro horario de cada trabajador -previamente firmadas por la empresa y el empleado- y formalizar el pago de las nóminas correspondientes. ¡Y todo a través de la misma app!
Software biométrico de fichaje de empleados: huella dactilar y Face ID
Las soluciones de control de acceso biométrico (como pueden ser los relojes de fichaje o los sistemas de reconocimiento dactilar o facial) son perfectas para las PYMES que están empezando su andadura profesional o para las empresas cuyos empleados asisten cada día a su puesto de trabajo en la oficina. Estas terminales físicas de control de presencia suelen estar asociadas a un software que permite sacar informes de rendimiento, corregir incidencias y contabilizar el número de horas realizadas, entre muchas otras funcionalidades. Conozcamos los mejores ejemplos de soluciones biométricas:
4. Anviz
Las soluciones biométricas de Anviz, que se compran a través de partners y solo están disponibles -al menos por el momento- en inglés, están integradas con los siguientes sistemas de acceso: tarjeta identificativa, código numérico, huella dactilar, reconocimiento facial y reconocimiento ocular. Dependiendo de la terminal física que compremos -que estará conectada al ordenador o a la nube- tendremos acceso a un sistema de control horario u otro.
Para disfrutar de cualquiera de los terminales físicos de Anviz será necesario que instalemos el hardware correspondiente. En cuanto lo hagamos, no solo tendremos acceso a un gestor de tareas y a un sistema de creación de turnos de trabajo; también podremos disfrutar de una app del empleado que nos permita acceder a nuestra jornada laboral.
5. Safescan TimeMoto
El controlador de presencia Safescan es una de las opciones más completas en cuanto a sistemas biométricos se refiere, ya que no solo cuenta con un gestor de tareas, un gestor de días de vacaciones y la posibilidad de elaborar informes de rendimiento, sino que además ofrece un servicio de instalación del hardware correspondiente y otro de atención al cliente.
Dependiendo del controlador de presencia que adquieras, contarás con un sistema de tarjetas de identificación, otro de huella dactilar y un tercero con reconocimiento facial. Todos ellos están conectados al ordenador (Windows) y a la nube.
