Llegas a la oficina, te dispones a trabajar y… te tiras 20 minutos en Twitter. Vuelves a la faena, trabajas media hora del tirón y cuando estás en tu punto álgido de concentración… alguien te interrumpe con un asunto menor que no requiere tu atención inmediata. Pueden parecer pequeñas cosas, pequeñas interrupciones sin importancia, pero los ladrones de tiempo -que pueden ser internos (dependen de ti, como la procrastinación) o externos (que no dependen de ti, como las reuniones inesperadas o las visitas no pactadas)- son un auténtico lastre para tu productividad y la de tus empleados. Aprender a identificar los ladrones de tiempo más frecuentes te permitirá poner freno a estas interrupciones y, por lo tanto, mejorar la productividad de tu empresa.
¿Qué son los ladrones de tiempo?
Un ladrón de tiempo es toda situación o actividad, ya sea voluntaria o involuntaria, que interrumpe nuestro ritmo de trabajo y nos hace perder el tiempo. Evidentemente, no todas las actividades inesperadas pueden considerarse ladrones de tiempo: durante el día a día pueden surgir imprevistos y reuniones de última hora que trastocan nuestro planning inicial de manera justificada. Una cosa es eso, y otra bien distinta son las interrupciones que podrían evitarse, la procrastinación, las notificaciones del móvil o incluso los compañeros de trabajo que nos hacen perder el hilo de nuestra tarea. Muchos de estos ladrones de tiempo son imperceptibles, así que es conveniente ponerles nombre para saber identificarlos -y evitarlos- a tiempo.
Tipos de ladrones de tiempo EXTERNOS
Son los más habituales y, desgraciadamente, los que más cuestan de erradicar puesto que no dependen al 100% de nosotros mismos.
Interrupciones innecesarias por parte de jefes o compañeros de trabajo
Es normal que interrumpan nuestro trabajo cuando ocurre algo urgente que requiere de nuestra atención. ¿Pero qué ocurre con el resto de los casos? ¿Qué pasa cuando nuestros compañeros o subordinados nos interrumpen constantemente para contarnos algo extra laboral o para informarnos de algo que podría esperar? Que nosotros interrumpimos nuestro trabajo para atenderlos, perdemos el hilo de lo que estábamos haciendo y luego nos cuesta más volver a lo nuestro porque ya no estamos concentrados.
Reuniones de trabajo mal planificadas o sin razón de ser
¿Has oído alguna vez lo de “esta reunión podría haber sido un mail“? Pues eso mismo. A veces se planifican reuniones innecesarias sobre temas que ya se han comentado, simplemente por el mero hecho de reunirse. Reunirse no está mal, no nos malinterpretes, pero cuando el tiempo aprieta para entregar algún proyecto hay encuentros que sencillamente pueden esperar. Lo mismo ocurre cuando la persona que ha organizado la reunión no la ha planificado correctamente (ya sea porque los objetivos o la línea de acción no están del todo claros) y nosotros perdemos nuestro tiempo.
Visitas no planeadas
Un cliente que se presenta en la oficina sin avisar o incluso un familiar o amigo que se pasa a saludar de manera espontánea. De todo se ha visto.
Notificaciones del móvil o del ordenador
La más obvia de todas: las notificaciones de las redes sociales o el correo electrónico. A no ser que utilices estas plataformas como herramientas de trabajo -en cuyo caso tendrás que consultarlas periódicamente para desempeñar correctamente tus tareas y no se tratará de un ladrón de tiempo- te recomendamos que inhabilites las notificaciones durante el tiempo que estás trabajando o incluso que pongas tu teléfono móvil en modo avión durante tu jornada laboral.
Tipos de ladrones de tiempo INTERNOS
Aunque pueden ser los más difíciles de detectar -algunos de ellos los tenemos tan interiorizados que apenas nos damos cuenta de ellos- si sabemos identificarlos podremos acabar con ellos más pronto que tarde. ¿Por qué? Porque estos SÍ dependen de nosotros mismos. El autocontrol y la autodisciplina son dos factores imprescindibles para erradicarlos.
La procrastinación
Qué tentador resulta consultar tu timeline de Twitter, la prensa del día o cualquier otra cosa que no está estrictamente relacionada con la jornada laboral, ¿verdad? Tú podrás alegar que “te estás poniendo al día con la actualidad”, pero lo cierto es que estás procrastinando a base de bien. El presentismo laboral -o lo que viene siendo “calentar la silla”- es una de las grandes problemáticas de la empresa moderna, y tú como jefe/a debes asegurarte
Aplazar la toma de decisiones
Hay tareas que nos gustan más que otras, eso es así, pero postergar al máximo la toma de una decisión relacionada con una tarea que no nos gusta es algo que a la larga nos va a hacer perder el tiempo.