Cualquier empresa está compuesta por varios trabajadores, y a la hora de hacerse una idea de todas sus capacidades y habilidades se antoja necesaria la realización de un inventario de recursos humanos. Una de las funciones del departamento de Recursos Humanos, consiste en el manejo y gestión de la plantilla de la compañía, y gracias al inventario de personal es más fácil hacer una planificación eficiente de los recursos humanos, detectar candidatos para promocionar o justificar las necesidades de contratar nuevos trabajadores que refuercen la plantilla.
¿En qué consiste el inventario de personal?
El inventario de personal, o inventario de Recursos Humanos, es una técnica que permite sistematizar toda la información relacionada con cada trabajador de la empresa. A grandes rasgos, se trata de una gran base de datos que incluye todas las informaciones de interés de un empleado. El objetivo final siempre es saber el número de trabajadores que hay ocupando un puesto de trabajo en un momento concreto, algo esencial para la planificación interna de la empresa. Si no se hace este inventario de personal, la gestión de los recursos humanos de la compañía puede complicarse hasta límites insospechados.
Al hacer un inventario de recursos humanos se pueden establecer las evaluaciones de rendimiento y personalidad de los trabajadores. Por esta razón, en la base de datos creada a partir de los empleados de la organización hay que incluir información precisa sobre las aptitudes, las capacidades y las habilidades de los diferentes trabajadores en relación tanto al puesto que ocupan en el momento actual como con vistas a una posible ocupación futura, ya sea gracias a un ascenso o para cubrir las necesidades puntuales que pueda tener la empresa más allá de su puesto de trabajo habitual.
De esta manera, el inventario de recursos humanos debe incluir los datos personales junto a las características del puesto de trabajo ocupado por el trabajador en cuestión. Así, podremos recurrir al inventario en caso de baja para elegir al sustituto del trabajador. Es más, a partir de los datos que aparezcan en el inventario de recursos humanos la empresa puede elaborar un listado de sustitución con los candidatos más indicados del conjuntos de la empresa para ocupar un sitio en caso de que se produzca una vacante, en especial si se trata de bajas en puestos de cargo dentro de la organización.
Otro de los objetivos del inventario de personal es proporcionar las capacidades humanas necesarias para que la empresa siga avanzando y desarrollar las habilidades y aptitudes de los trabajadores para que ofrezcan el máximo rendimiento en su puesto de trabajo, lo que repercutirá en la productividad de la empresa de manera positiva. Así, cuando los trabajadores no tienen las capacidades necesarias es posible que se tengan que poner en marcha planes de formación de trabajadores para dotarles de esos conocimientos imprescindibles para el buen desarrollo de su actividad.
Habitualmente, en los inventarios de personal toda la información recabada se clasifica en tablas y a partir de ahí se establecen las relaciones entre ellas, con los empleados, etc. Así no solo se gestiona mejor la información, también es más fácil acceder a ella en caso de necesidad. También permiten a los responsables de recursos humanos planificar el futuro de la empresa a corto, medio y largo plazo a partir de las necesidades que saben que surgirán.
Un inventario de recursos humanos debe permitirnos saber cuántas personas permanecerán en su puesto y cuántas lo dejarán, ya sea porque se jubilan o porque acaban contrato y no se les va a renovar, pero también porque está previsto ascenderlos a un nivel superior. El inventario de personal también nos ayuda a definir mejor la escala retributiva de cada puesto, y puede ser decisivo a la hora de ofrecer un aumento a un trabajador que lo merece por su cualificación y aptitudes.
