Los cambios de oficina suelen ser habituales, por diferentes motivos, ya sea porque la empresa necesita más espacio debido a su expansión o porque se busca un espacio en una ubicación mejor o con un alquiler más económico. Sea cual sea la razón que motive la mudanza de la oficina hay que tener en cuenta muchas cosas para que no se convierta en un caos, ya que cambiar una oficina no es lo mismo que cambiarse de casa.
Para evitar cualquier imprevisto, es necesario llevar una planificación previa detallada, así como un inventario de todo aquello que se va a trasladar. En este paso no hay que olvidarse de los clientes y por ello es de vital importancia contactar con ellos para que tengan constancia de la nueva ubicación y para actualizar la dirección en sus bases de datos para futura correspondencia.
También son importantes los empleados, deben estar informados e involucrados en la mudanza ya que es su lugar de trabajo.
Para que puedas hacer la mudanza de la oficina de forma más controlada sigue los consejos que te ofrecemos a continuación.
Consejos para hacer la mudanza de la oficina
Lo primero que debes hacer es una revisión de todo aquello que hay en la oficina y ver si todo es útil y hace falta incluirlo en la mudanza, en caso contrario, es hora de hacer limpieza y quedarte con lo necesario e importante de la oficina. En cuanto a los papeles que quieres desechar te recomendamos que los pases por una destructora de papel, también puedes optar por llevarlos a un centro de reciclado.
Como ya hemos mencionado, la planificación es fundamental, por ello debe idearse un plan en el que se contemplen las tareas, los responsables de cada una, el tiempo de dedicación y el coste. Para realizar el traslado a las nuevas oficinas lo más recomendable es contratar una empresa especializada en mudanzas de oficinas, como grupoamygo.com
En las mudanzas de oficina es necesario tener ciertas herramientas a mano para poder trabajar durante los días en los que se está embalando aquello que se quiere trasladar. Por ello, será lo último que embales para llevarlo a la nueva oficina. Recuerda que debes rotular todas las cajas para reconocer qué es cada una y donde ubicarlas para desembalarlas.
Mención a parte requieren todos los cables y conexiones. Por ello es necesario contar con las conexiones de las nuevas instalaciones y ver si es necesario adquirir nuevo material para poder funcionar con normalidad a la mayor brevedad posible. Por ello, reserva una parte del presupuesto para comprar alargadores, nuevos enchufes, regletas, recogecables… También es importante asegurarse previamente de que todas las licencias y contrataciones (luz, agua…) ya no están a nombre de los anteriores arrendatarios.
El día en el que realizas la mudanza también es muy importante, para no afectar al trabajo diario. El día más habitual para realizar el traslado es sábado. También es recomendable, que los trabajadores vayan el día asignado a las oficinas para ver la disposición de la nueva oficina y así elegir cómo ubicarán sus sitios.
