Afrontar una mudanza corporativa no es nada f谩cil. Se trata de un proceso complejo, que exige una gran planificaci贸n si no queremos que la actividad de la empresa se ralentice durante la mudanza y donde haremos una gran inversi贸n que nos puede dejar hipotecados durante un tiempo. Pero hacer un cambio de oficina tambi茅n es sin贸nimo de crecimiento, puede ser el primer paso hacia una nueva dimensi贸n y una mejor din谩mica, as铆 que vamos a descubrir c贸mo completar con 茅xito la mudanza corporativa.
驴C贸mo elegir oficina?
Para mudarnos tenemos que elegir la nueva oficina, un aspecto clave para el 茅xito o el fracaso en el proceso de mudanza corporativa. Elegiremos la ubicaci贸n en la nueva oficina a partir de criterios pr谩cticos, como la cercan铆a a los clientes o proveedores, el espacio para aparcar y buenas comunicaciones, pero tambi茅n en base al proyecto de expansi贸n del negocio, de la mejora del rendimiento y clima laboral y de la posibilidad de poner en marcha nuevos modelos de trabajo aprovechando el cambio de oficina. El edificio elegido nos ayuda a reforzar la imagen de la marca.
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Otra cuesti贸n trascendental es la superficie que puede incrementar los gastos de la oficina 驴Cu谩nta superficie necesitamos? No podemos exportar los c谩lculos de la oficina actual a la futura, ya que las columnas, m贸dulos o la geometr铆a no ser谩n iguales en las dos oficinas, y el espacio se resiente. Tambi茅n hay que tener en cuenta que hablamos de una oficina que deber谩 sernos 煤tiles durante varios a帽os, as铆 que no podemos limitarnos a llenar la oficina desde el primer momento, sino que tendremos que valorar las posibilidades de crecer a corto, medio y largo plazo.
驴C贸mo afrontar una mudanza corporativa?
Muchas veces, para evitar que nos afecte una p茅rdida de productividad durante la mudanza se hace de forma gradual. Es cierto que en ocasiones nos veremos obligados a ello por cuestiones operativas pero en realidad no parece la mejor forma de afrontar el proceso, ya que en las mudanzas graduales pueden aparecer problemas en el trabajo diario. Por eso, podemos aprovechar los periodos no laborales para afrontar la mudanza, de modo que la producci贸n se resiente lo menos posible y no se produzcan desajustes en el trabajo diario de la plantilla.
Deber铆a haber un mando intermedio de la empresa que se encargue de la mudanza y que est茅 en contacto permanente con la empresa de mudanzas para gestionar el proceso. Uno de sus primeros mandatos ser谩 una buena comunicaci贸n, explicando a los trabajadores por qu茅 se lleva a cabo este cambio de oficina, se帽alando los plazos y fechas clave del proceso para que todos los empleados est茅n al d铆a de la mudanza. As铆 tambi茅n se reducen los conflictos internos y generamos cierta ilusi贸n entre los empleados.
Para que el proceso sea un 茅xito, hay que dejar la mudanza en manos de los expertos. Eso no implica que los trabajadores no se encarguen, por ejemplo, de embalar ciertos materiales de oficina, pero a la hora de la verdad ser谩 la empresa de mudanzas la que se encargue de trasladar todo de una oficina a otra. Su experiencia y medios resultar谩n clave para que el proceso sea un 茅xito. Eso s铆, hay que rotular e identificar perfectamente todo el material para evitar p茅rdidas y conseguir que cuando lleguemos a la nueva oficina todo est茅 en su sitio.
El nuevo espacio debe estar perfectamente organizado. Podemos darle a los trabajadores un plano a los trabajadores con la nueva distribuci贸n de la empresa, de modo que sea m谩s f谩cil ubicarse en la nueva oficina y se adaptar谩n r谩pidamente. Esta organizaci贸n tambi茅n nos deber铆a ayudar a aumentar los espacios para los trabajadores, unos espacios multifuncionales, que nos ayudar谩n a mejorar el ambiente de la empresa. A partir de aqu铆, la adaptaci贸n al nuevo espacio ser谩 mucho m谩s c贸moda.
