Afrontar una mudanza corporativa no es nada fácil. Se trata de un proceso complejo, que exige una gran planificación si no queremos que la actividad de la empresa se ralentice durante la mudanza y donde haremos una gran inversión que nos puede dejar hipotecados durante un tiempo. Pero hacer un cambio de oficina también es sinónimo de crecimiento, puede ser el primer paso hacia una nueva dimensión y una mejor dinámica, así que vamos a descubrir cómo completar con éxito la mudanza corporativa.
¿Cómo elegir oficina?
Para mudarnos tenemos que elegir la nueva oficina, un aspecto clave para el éxito o el fracaso en el proceso de mudanza corporativa. Elegiremos la ubicación en la nueva oficina a partir de criterios prácticos, como la cercanía a los clientes o proveedores, el espacio para aparcar y buenas comunicaciones, pero también en base al proyecto de expansión del negocio, de la mejora del rendimiento y clima laboral y de la posibilidad de poner en marcha nuevos modelos de trabajo aprovechando el cambio de oficina. El edificio elegido nos ayuda a reforzar la imagen de la marca.
Otra cuestión trascendental es la superficie que puede incrementar los gastos de la oficina ¿Cuánta superficie necesitamos? No podemos exportar los cálculos de la oficina actual a la futura, ya que las columnas, módulos o la geometría no serán iguales en las dos oficinas, y el espacio se resiente. También hay que tener en cuenta que hablamos de una oficina que deberá sernos útiles durante varios años, así que no podemos limitarnos a llenar la oficina desde el primer momento, sino que tendremos que valorar las posibilidades de crecer a corto, medio y largo plazo.
¿Cómo afrontar una mudanza corporativa?
Muchas veces, para evitar que nos afecte una pérdida de productividad durante la mudanza se hace de forma gradual. Es cierto que en ocasiones nos veremos obligados a ello por cuestiones operativas pero en realidad no parece la mejor forma de afrontar el proceso, ya que en las mudanzas graduales pueden aparecer problemas en el trabajo diario. Por eso, podemos aprovechar los periodos no laborales para afrontar la mudanza, de modo que la producción se resiente lo menos posible y no se produzcan desajustes en el trabajo diario de la plantilla.
Debería haber un mando intermedio de la empresa que se encargue de la mudanza y que esté en contacto permanente con la empresa de mudanzas para gestionar el proceso. Uno de sus primeros mandatos será una buena comunicación, explicando a los trabajadores por qué se lleva a cabo este cambio de oficina, señalando los plazos y fechas clave del proceso para que todos los empleados estén al día de la mudanza. Así también se reducen los conflictos internos y generamos cierta ilusión entre los empleados.
Para que el proceso sea un éxito, hay que dejar la mudanza en manos de los expertos. Eso no implica que los trabajadores no se encarguen, por ejemplo, de embalar ciertos materiales de oficina, pero a la hora de la verdad será la empresa de mudanzas la que se encargue de trasladar todo de una oficina a otra. Su experiencia y medios resultarán clave para que el proceso sea un éxito. Eso sí, hay que rotular e identificar perfectamente todo el material para evitar pérdidas y conseguir que cuando lleguemos a la nueva oficina todo esté en su sitio.
El nuevo espacio debe estar perfectamente organizado. Podemos darle a los trabajadores un plano a los trabajadores con la nueva distribución de la empresa, de modo que sea más fácil ubicarse en la nueva oficina y se adaptarán rápidamente. Esta organización también nos debería ayudar a aumentar los espacios para los trabajadores, unos espacios multifuncionales, que nos ayudarán a mejorar el ambiente de la empresa. A partir de aquí, la adaptación al nuevo espacio será mucho más cómoda.
