En los años '60 surgió el diagrama de afinidad, conocido también como “Método KJ” en honor a su desarrollador, Kawakita Jiro. Se trata de una técnica de grupo que permite comprender la estructura de un problema grupal gracias al análisis de afinidades verbales. Forma parte de las siete herramientas básicas de la calidad o de gestión junto a los diagramas de flujo, causa-fecto, Pareto, control y dispersión, los histogramas o las hojas de verificación. Es un recurso que puede resultar de gran ayuda en grandes proyectos.
Qué es un diagrama de afinidad y para qué sirve
Se trata de un método de análisis que clasifica y ordena información dispersa sobre un problema determinado. Está pensado para ser utilizado ante grandes problemas, o problemas difíciles en los que se involucra una gran cantidad de personas.
Sobre todo, cuando la información que tenemos sobre dicho problema no está bien organizada. Permite seleccionar ideas clave, o las más destacadas y afrontar el problema. Es muy importante tener claro que el diagrama de afinidad por sí solo no resuelve los problemas, pero ofrece un punto de partida para hacerlo.
Pasos para crear un diagrama de afinidad
A la hora de crear un diagrama de afinidad, es fundamental contar con un equipo compuesto por empleados con diferentes experiencias y perspectivas. Debería contar con al menos cuatro personas, entre ellas el líder que se encargará de dirigir el trabajo.
Puedes involucrar a personal de diferentes departamentos de la empresa. También necesitaréis post-its y un lugar donde pegarlos. A partir de aquí, podemos empezar a funcionar siguiendo estos pasos:
- Planteamiento del problema: el líder expone a los participantes en el grupo de trabajo el problema al que se enfrentan. Generalmente, son problemas relacionados con el día a día en la organización, sus procesos, etc. La descripción debe ser lo más precisa posible, de modo que todo el mundo lo pueda comprender y de que todos sepan qué resultado final esperamos obtener.
- Trabajo individual: cada participante puede escribir en un post-it distinto las causas del problema a tratar. Lo ideal es no discutirlo en público -todavía-, y aportar el mayor número de ideas posible. Lo ideal es dedicarle unos 5 o 10 minutos.
- Trabajo colectivo: transcurridos este periodo, se ponen en común las ideas y tratamos de clasificarlas por afinidad. Cada participante explica al resto su idea, y se van creando grupos con ideas afines. Aclaramos las que sean algo abstractas o imprecisas, y si hay ideas que expresan lo mismo se superponen. No descartamos ningún post-it.
- Creación de cabeceras para cada grupo: ya tenemos las ideas clasificadas por grupos o afinidades... pero no sabemos qué grupo son. Por eso, con post-its de otro color haremos una cabecera para cada grupo. Evitaremos las palabras sueltas, intentando ser lo más descriptivos posibles. Dentro de cada grupo se pueden crear subgrupos.
- Dibujar el diagrama de afinidad: aprovechando los grupos y subgripos creados, podemos crear un esquema vertical con los grupos de ideas. Arriba estarán los títulos, y en cada grupo se pegarán los post-it correspondientes. En esta fase pueden crearse nuevos niveles. No olvides unir mediante flechas y líneas las diferentes cabeceras, grupos, subgrupos... Antes de acabar, debatiremos si la agrupación de ideas es correcta y la relación de las diferentes categorías con el problema.
El resultado final se parecerá bastante al de un diagrama organizacional. Ya solo nos falta presentar el diagrama de afinidad a la persona que lo ha encargado, y que suele ser el responsable de buscar la solución al problema del que hablábamos al comienzo. En sus manos estará la respuesta al mismo y las medidas a tomar en función de lo que diga el diagrama de afinidad.
