Según el principio de Pareto, el 80% de las consecuencias son resultado del 20% de las causas. Un principio que perfectamente se puede extrapolar al mundo empresarial. Por ejemplo, el 80% de las ventas corresponden a un 20% de los clientes. A la hora de resolver problemas, podemos recurrir también a este principio. De hecho, es habitual utilizar el diagrama de Pareto como solución para identificar las principales causas del problema y tratar de dar con la solución adecuada. O si más no, para priorizarlos. Para crear este diagrama, es necesario identificar el problema y analizarlo, recopilar los datos y crear una tabla. Sin embargo, eso no es todo. Si quieres saber qué es un diagrama de Pareto, para qué sirve, como hacerlo y cómo interpretarlo, estás en el sitio correcto. ¿A qué esperas? ¡Esto cambiará tu empresa! Toma nota.
Qué es un diagrama de Pareto y para qué sirve
El diagrama de Pareto es una herramienta gráfica donde los datos aparecen ordenados de mayor a menor. También es conocido como curva cerrada o de distribución A-B-C, aunque su nombre se debe a Vilfredo Pareto. Entre sus contribuciones a la estadística, probabilidad y distribución está el principio que antes mencionábamos, del cual deriva el diagrama. Con él, podemos observar cuáles son los aspectos a mejorar más comunes en nuestro negocio, en sus procesos, en el desempeño de equipos o en cualquier elemento susceptible de ser optimizado.
Así, siguiendo el principio de que el 80% de las consecuencias son fruto del 20% de las causas, nos podemos centrar en mejorar aquellos aspectos que tendrán influencia real en la mejora de los resultados. De este modo, evitamos centrarnos en aspectos superfluos o menos relevantes que no nos ayudarán a conquistar nuestras metas, pero que estarían consumiendo enormes recursos. Dicho con otras palabras, el diagrama de Pareto nos ayuda a identificar y centrarnos en lo que realmente importa.
Cómo se hace el diagrama de Pareto
- Identificar el problema a analizar: el primer paso es tener claro a qué problema nos enfrentamos. Por eso, es fundamental contar con la ayuda de colaboradores y empleados que indique lo que no funciona como debería.
- Recopilar datos sobre el problema: ahora que ya sabes a qué problema te enfrentas, debes buscar los datos relacionados con dicho problema. Localizar el punto donde se produce el fallo. Así, sabrás qué hay que solucionar. Intenta que correspondan a un periodo significativo, lo que facilitará su solución.
- Crear una tabla con estos datos: haremos una tabla para organizar los datos recopilados. Hay que contabilizar la frecuencia de cada dato, algo crucial para el diagrama de Pareto. Por ejemplo, de qué se quejan los clientes y cuáles son las más habituales.
- Ordenar los datos de mayor a menor: esto nos ayudará a identificar los datos más frecuentes para resolverlos antes. Añade una columna para los porcentajes y otra para los acumulados.
- Hacer una gráfica de barras: partiendo de los datos obtenidos en el paso anterior, haremos una simple gráfica de barras. Puedes utilizar cualquier programa (Excel, Sheets, Niumbers…). Para ello, emplea un gráfico combinado con las barras en orden descendente y el porcentaje de problemas que representa. Así, sabrás dónde centrar los esfuerzos.
- Analizar las causas/situaciones de la parte superior: empezaremos resolviendo los problemas de la parte superior del diagrama de Pareto. Al fin y al cabo, son los más frecuentes y en consecuencia los más urgentes. Presta atención a aquello que realmente se puede cambiar, y diseña una estrategia que involucre a todas las partes interesadas para ello.
- Monitorizar el progreso: finalmente, pon en práctica tu estrategia y no dejes de monitorearla como si fuese una campaña más de marketing, ventas, etc. El diagrama nos dice qué será prioritario, pero la evaluación continua es la que nos dirá si hemos acertado en el diagnóstico y la solución. Si es necesario, realiza los cambios necesarios.
Cómo se interpreta el diagrama de Pareto
Interpretar el diagrama de Pareto es muy sencillo: como hemos visto, los problemas más importantes quedarán en la parte superior. Aparecen representados de más valioso a menos, así que las primeras barras nos indicarán dónde centrar nuestros esfuerzos para dar con la solución adecuada. Es más, solucionando esos problemas graves es posible que acaben desapareciendo también los menos importantes.
